Groundwork

Reporting ChangesReportar CambiosRapòte Chanjman申报变更

Key deadline

30 days to report: income over 85% SMI, out-of-state move, contact info change, loss of job/school lasting 12+ weeks.

Fecha límite clave

30 días para reportar: ingresos superiores al 85% del SMI, mudanza fuera del estado, cambio de información de contacto, pérdida de empleo/escuela que dure 12+ semanas.

Dat limit enpòtan

30 jou pou rapòte: revni ki depase 85% SMI, demenajman andeyò eta a, chanjman enfòmasyon kontak, pèt travay/lekòl ki dire 12+ semèn.

关键截止日期

以下情况须在 30 天内申报：收入超过 SMI 的 85%、迁往州外、联系方式变更、失去工作或就学状态且将持续 12 周以上。

Once you have your voucher, certain changes in your life must be reported to your FAA. Others you can report if it benefits you. Some changes don't need to be reported until your next reauthorization. Here's how to sort it out.

How to Report a Change

You report changes by contacting your FAA. They will either:

  • Give you access to update your information directly in MyChildCareMA, or
  • Update the information on your behalf based on what you tell them

Either way, the system tracks the change. Keep your contact information current so your FAA can reach you.

Changes You MUST Report Within 30 Days

These are non-temporary changes that require mandatory reporting. Failure to report these within 30 days can result in an Intentional Program Violation (IPV).

Change Why it matters
Your income exceeds 85% of SMI You may no longer be income-eligible
You move out of Massachusetts You must live in MA to receive assistance
Your contact information changes (phone, email, address within MA) Your FAA needs to be able to reach you
Your child custody arrangements change for more than 30 days total Affects who counts in your household
You lose your job or stop attending school/training and it will last more than 12 weeks Your service need may no longer be met

If You Lose Your Job or Stop Your Approved Activity

This is one of the most important change scenarios. Here's what happens:

  1. Report to your FAA within 30 days
  2. A 12-week grace period starts from the time you report — you have 12 weeks to find and certify a new approved activity
  3. If you certify a new activity within 12 weeks: You receive a new 12-month authorization
  4. If you don't certify within 12 weeks: Your assistance may be terminated

Important: The 12-week clock starts when you report the change, not when the change happens. Report promptly. If EEC later discovers you retained a voucher during a period when you wouldn't have been eligible, you may be required to repay fees.

A Common Distinction: Income Up vs. Activity Loss

Your income going up does not require mandatory reporting unless it crosses the 85% SMI threshold. What does require reporting is losing your approved activity — your job, your school enrollment, your training program — when that loss will last more than 12 weeks. These are two different rules that families often confuse.

Changes You Report at Reauthorization

Everything else gets reported when you renew. This includes:

  • Income changes that do not exceed 85% SMI
  • Service need changes or endings that are not expected to last more than 12 weeks
  • Time-limited absences from your approved activity due to illness or caring for a family member
  • Seasonal worker interruptions between regular work seasons
  • Reduction in work, training, or education hours (as long as you're still participating)
  • Changes in household composition (someone moved in or out) — except custody changes lasting more than 30 days (which must be reported within 30 days)

Not reporting these at reauthorization will NOT result in an IPV or disqualification. This is different from the mandatory changes above.

Changes You CAN Report Early (If It Benefits You)

You can voluntarily report changes before your reauthorization if they would help your family. Common examples:

  • Your income went down → Reporting this early could lower your parent fee immediately, instead of waiting until your next renewal.
  • Your family size grew → A larger household size may increase your income threshold.

You are never penalized for voluntarily reporting a change that benefits you.

Special Case: Part-Time to Full-Time Service Need

If you're currently authorized for part-time care (because your service need was part-time) and your service need increases to full-time, you can move to a full-time authorization:

  • You must present full documentation showing your new full-time service need
  • Once received, you receive a new 12-month authorization for full-time care (your current authorization is replaced, not shortened mid-cycle)

What Happens If I Don't Report a Mandatory Change?

If you fail to report a mandatory change within 30 days, you may be issued an Intentional Program Violation (IPV). The consequences escalate:

  • First IPV: Warning notification
  • Second IPV: 12 months disqualification
  • Third IPV: 24 months disqualification
  • Fourth+ IPV or substantiated fraud: 36 months or until debt repaid

See Sanctions (1.21) for full details.

Report changes within 30 days. This one action prevents the entire IPV escalation. And remember: you can always report other changes early if it benefits you — like income going down.

Why contact info matters so much: If your FAA can't reach you because your phone number or email changed, you may not receive reassessment notices, termination notices, or other critical communications. And you would have no grounds to appeal if your FAA reached out to old contact information you never updated. This is one of the easiest changes to report and one of the most damaging to forget.

Note for Families on a Provisional Authorization

If you have a 12-week Seeking Approved Activity provisional authorization, change reporting requirements do not apply during your provisional period. Any changes are addressed when your FAA reviews you for the remainder of your 12-month authorization.

Next Steps

Una vez que tenga su voucher, ciertos cambios en su vida deben ser reportados a su Administrador de Acceso Familiar (FAA). Otros puede reportarlos si le beneficia. Algunos cambios no necesitan ser reportados hasta su próxima reautorización. Así es como resolverlo.

Cómo Reportar un Cambio

Usted reporta los cambios comunicándose con su FAA. Ellos harán una de dos cosas:

  • Le darán acceso para actualizar su información directamente en MyChildCareMA, o
  • Actualizarán la información en su nombre según lo que usted les diga

De cualquier manera, el sistema registra el cambio. Mantenga su información de contacto actualizada para que su FAA pueda comunicarse con usted.

Cambios que DEBE Reportar Dentro de 30 Días

Estos son cambios no temporales que requieren reporte obligatorio. No reportar estos dentro de 30 días puede resultar en una Violación Intencional del Programa (IPV).

Cambio Por qué importa
Sus ingresos superan el 85% del SMI Puede que ya no sea elegible por ingresos
Se muda fuera de Massachusetts Debe vivir en MA para recibir asistencia
Su información de contacto cambia (teléfono, correo electrónico, dirección dentro de MA) Su FAA necesita poder comunicarse con usted
Sus arreglos de custodia de los niños cambian por más de 30 días en total Afecta quién cuenta en su hogar
Pierde su trabajo o deja de asistir a la escuela/capacitación y durará más de 12 semanas Su necesidad de servicio puede ya no estar cumplida

Si Pierde Su Trabajo o Detiene Su Actividad Aprobada

Este es uno de los escenarios de cambio más importantes. Esto es lo que sucede:

  1. Reporte a su FAA dentro de 30 días
  2. Comienza un período de gracia de 12 semanas desde el momento en que reporta — tiene 12 semanas para encontrar y certificar una nueva actividad aprobada
  3. Si certifica una nueva actividad dentro de 12 semanas: Recibe una nueva autorización de 12 meses
  4. Si no certifica dentro de 12 semanas: Su asistencia puede ser terminada

Importante: El reloj de 12 semanas comienza cuando usted reporta el cambio, no cuando el cambio sucede. Reporte con prontitud. Si EEC descubre más tarde que retuvo un voucher durante un período en el que no habría sido elegible, se le puede requerir que reembolse los copagos.

Una Distinción Común: Ingresos Arriba vs. Pérdida de Actividad

Que sus ingresos suban no requiere reporte obligatorio a menos que cruce el umbral del 85% del SMI. Lo que sí requiere reporte es perder su actividad aprobada — su trabajo, su inscripción escolar, su programa de capacitación — cuando esa pérdida durará más de 12 semanas. Estas son dos reglas diferentes que las familias a menudo confunden.

Cambios que Usted Reporta en la Reautorización

Todo lo demás se reporta cuando usted renueva. Esto incluye:

  • Cambios de ingresos que no superan el 85% del SMI
  • Cambios o finalizaciones de la necesidad de servicio que no se espera que duren más de 12 semanas
  • Ausencias por tiempo limitado de su actividad aprobada debido a enfermedad o al cuidado de un familiar
  • Interrupciones de trabajador estacional entre temporadas regulares de trabajo
  • Reducción en las horas de trabajo, capacitación o educación (siempre que aún esté participando)
  • Cambios en la composición del hogar (alguien se mudó o se fue) — excepto los cambios de custodia que duran más de 30 días (los cuales deben reportarse dentro de 30 días)

No reportar estos en la reautorización NO resultará en un IPV ni en una descalificación. Esto es diferente de los cambios obligatorios anteriores.

Cambios que PUEDE Reportar Temprano (Si le Beneficia)

Usted puede reportar voluntariamente los cambios antes de su reautorización si ayudarían a su familia. Ejemplos comunes:

  • Sus ingresos bajaron → Reportar esto temprano podría reducir su copago de inmediato, en lugar de esperar hasta su próxima renovación.
  • El tamaño de su familia creció → Un hogar más grande puede aumentar su umbral de ingresos.

Nunca se le penaliza por reportar voluntariamente un cambio que le beneficia.

Caso Especial: Necesidad de Servicio de Tiempo Parcial a Tiempo Completo

Si actualmente está autorizado para cuidado de tiempo parcial (porque su necesidad de servicio era de tiempo parcial) y su necesidad de servicio aumenta a tiempo completo, puede cambiar a una autorización de tiempo completo:

  • Debe presentar documentación completa que muestre su nueva necesidad de servicio de tiempo completo
  • Una vez recibida, recibe una nueva autorización de 12 meses para cuidado de tiempo completo (su autorización actual se reemplaza, no se acorta a mitad de ciclo)

¿Qué Pasa Si No Reporto un Cambio Obligatorio?

Si no reporta un cambio obligatorio dentro de 30 días, se le puede emitir una Violación Intencional del Programa (IPV). Las consecuencias escalan:

  • Primera IPV: Notificación de advertencia
  • Segunda IPV: 12 meses de descalificación
  • Tercera IPV: 24 meses de descalificación
  • Cuarta+ IPV o fraude comprobado: 36 meses o hasta que se pague la deuda

Vea Sanciones (1.21) para detalles completos.

Reporte los cambios dentro de 30 días. Esta única acción previene toda la escalada de IPV. Y recuerde: siempre puede reportar otros cambios temprano si le beneficia — como la disminución de ingresos.

Por qué la información de contacto importa tanto: Si su FAA no puede comunicarse con usted porque su número de teléfono o correo electrónico cambió, puede no recibir avisos de reevaluación, avisos de terminación, u otras comunicaciones críticas. Y no tendría fundamentos para apelar si su FAA se comunicó con información de contacto antigua que usted nunca actualizó. Este es uno de los cambios más fáciles de reportar y uno de los más dañinos de olvidar.

Nota para Familias con una Autorización Provisional

Si tiene una autorización provisional de Búsqueda de Actividad Aprobada de 12 semanas, los requisitos de reporte de cambios no aplican durante su período provisional. Cualquier cambio se aborda cuando su FAA lo revisa para el resto de su autorización de 12 meses.

Próximos Pasos

Yon fwa ou gen voucher ou, sèten chanjman nan lavi ou dwe rapòte bay FAA (Family Access Administrator) ou a. Lòt yo ou ka rapòte si li benefisye ou. Kèk chanjman pa bezwen rapòte jiskaske pwochen reotorizasyon ou. Men kijan pou separe yo.

Kijan Pou Rapòte yon Chanjman

Ou rapòte chanjman lè ou kontakte FAA ou a. Yo pral swa:

  • Ba ou aksè pou mete enfòmasyon ou ajou dirèkteman nan MyChildCareMA, oswa
  • Mete enfòmasyon an ajou nan non ou baze sou sa ou di yo

Nan tou de ka, sistèm nan swiv chanjman an. Kenbe enfòmasyon kontak ou ajou pou FAA ou a ka rive jwenn ou.

Chanjman Ou DWE Rapòte Nan 30 Jou

Sa yo se chanjman ki pa tanporè ki egzije rapò obligatwa. Si ou pa rapòte sa yo nan 30 jou li ka lakòz yon Vyolasyon Entansyonèl nan Pwogram (IPV).

Chanjman Poukisa li enpòtan
Revni ou depase 85% SMI Ou ka pa elijib pa revni ankò
Ou deplase soti nan Massachusetts Ou dwe abite MA pou resevwa asistans
Enfòmasyon kontak ou chanje (telefòn, imèl, adrès nan MA) FAA ou a bezwen ka kontakte ou
Aranjman gad pitit ou chanje pou plis ke 30 jou antou Sa afekte kiyès ki konte nan fwaye ou
Ou pèdi travay ou oswa ou sispann ale nan lekòl/fòmasyon epi li pral dire plis ke 12 semèn Bezwen sèvis ou ka pa satisfè ankò

Si Ou Pèdi Travay Ou oswa Sispann Aktivite Apwouve Ou

Sa a se youn nan senaryo chanjman ki pi enpòtan. Men sa ki pase:

  1. Rapòte bay FAA ou a nan 30 jou
  2. Yon peryòd gras 12 semèn kòmanse soti nan lè ou rapòte a — ou gen 12 semèn pou jwenn ak sètifye yon nouvo aktivite apwouve
  3. Si ou sètifye yon nouvo aktivite nan 12 semèn: Ou resevwa yon nouvo otorizasyon 12 mwa
  4. Si ou pa sètifye nan 12 semèn: Asistans ou ka revoke

Enpòtan: Chòk 12 semèn lan kòmanse lè ou rapòte chanjman an, pa lè chanjman an rive. Rapòte san pèdi tan. Si EEC pita dekouvri ou te kenbe yon voucher pandan yon peryòd lè ou pa ta elijib, yo ka egzije ou peye frè yo.

Yon Distenksyon Komen: Revni Monte kontre Pèdi Aktivite

Revni ou ki monte pa egzije rapò obligatwa sof si li travèse seyi 85% SMI a. Sa ki dwe rapòte se pèdi aktivite apwouve ou — travay ou, enskripsyon lekòl ou, pwogram fòmasyon ou — lè pèt sa a pral dire plis ke 12 semèn. Sa yo se de règ diferan ke fanmi yo souvan konfonn.

Chanjman Ou Rapòte nan Reotorizasyon

Tout lòt bagay rapòte lè ou renouvle. Sa gen ladan:

  • Chanjman nan revni ki pa depase 85% SMI
  • Chanjman oswa fen bezwen sèvis ki pa espere dire plis ke 12 semèn
  • Absans ki limite nan tan nan aktivite apwouve ou akòz maladi oswa pran swen yon manm fanmi
  • Entèripsyon travayè sezonyè ant sezon travay regilye yo
  • Rediksyon nan èdtan travay, fòmasyon, oswa edikasyon (toutotan w ap patisipe toujou)
  • Chanjman nan konpozisyon fwaye (yon moun antre oswa soti) — eksepte chanjman gad ki dire plis ke 30 jou (ki dwe rapòte nan 30 jou)

Si ou pa rapòte sa yo nan reotorizasyon, sa pap lakòz yon IPV oswa diskalifikasyon. Sa a diferan de chanjman obligatwa yo anwo.

Chanjman Ou KA Rapòte Bonè (Si Li Benefisye Ou)

Ou ka volontèman rapòte chanjman anvan reotorizasyon ou si yo ta ede fanmi ou. Egzanp ki pi komen yo:

  • Revni ou bese → Rapòte sa bonè ka bese frè paran ou imedyatman, olye ke tann jiskaske pwochen renouvèlman ou.
  • Gwosè fanmi ou ogmante → Yon fwaye ki pi gwo ka ogmante seyi revni ou.

Yo pa janm pini ou pou rapòte volontèman yon chanjman ki benefisye ou.

Ka Espesyal: Bezwen Sèvis Tan Pasyèl pou Tan Plen

Si ou aktyèlman otorize pou swen tan pasyèl (paske bezwen sèvis ou te tan pasyèl) epi bezwen sèvis ou ogmante pou rive tan plen, ou ka pase nan yon otorizasyon tan plen:

  • Ou dwe prezante dokimantasyon konplè ki montre nouvo bezwen sèvis tan plen ou
  • Yon fwa yo resevwa li, ou resevwa yon nouvo otorizasyon 12 mwa pou swen tan plen (otorizasyon aktyèl ou a ranplase, li pa rakousi nan mitan sik la)

Sa Ki Pase Si M Pa Rapòte yon Chanjman Obligatwa?

Si ou pa rapòte yon chanjman obligatwa nan 30 jou, yo ka ba ou yon Vyolasyon Entansyonèl nan Pwogram (IPV). Konsekans yo monte:

  • Premye IPV: Notifikasyon avètisman
  • Dezyèm IPV: 12 mwa diskalifikasyon
  • Twazyèm IPV: 24 mwa diskalifikasyon
  • Katriyèm+ IPV oswa fwòd pwouve: 36 mwa oswa jiskaske dèt peye

Gade Sanksyon (1.21) pou tout detay.

Rapòte chanjman nan 30 jou. Aksyon sa a anpeche tout eskalasyon IPV a. Epi sonje: ou ka toujou rapòte lòt chanjman bonè si li benefisye ou — tankou revni ki bese.

Poukisa enfòmasyon kontak enpòtan anpil: Si FAA ou a pa ka kontakte ou paske nimewo telefòn ou oswa imèl ou chanje, ou ka pa resevwa avi reevalyasyon, avi revokasyon, oswa lòt kominikasyon kritik. Epi ou pa ta gen okenn baz pou fè apèl si FAA ou a te kontakte ansyen enfòmasyon kontak ou pa janm mete ajou. Sa a se youn nan chanjman ki pi fasil pou rapòte epi youn nan ki pi domajab pou bliye.

Nòt pou Fanmi ki sou yon Otorizasyon Pwovizwa

Si ou gen yon otorizasyon pwovizwa 12 semèn K ap Chèche Aktivite Apwouve, egzijans pou rapòte chanjman pa aplike pandan peryòd pwovizwa ou a. Nenpòt chanjman trete lè FAA ou a revize ou pou rès otorizasyon 12 mwa ou a.

Pwochen Etap yo

获得补贴凭证后，您生活中的某些变更必须向您的**家庭服务管理员（Family Access Administrator，FAA）**报告。其他变更如果对您有利可以主动报告。有些变更则只需在下次授权续期时告知。以下是区分方式。

如何报告变更

您通过联系 FAA 来报告变更。他们会：

  • 给您权限，让您直接在 MyChildCareMA 中更新自己的信息；或者
  • 根据您所告知的内容，代您更新信息

无论哪种方式，系统都会记录该变更。请保持联系方式最新，以便 FAA 能联系到您。

必须在 30 天内报告的变更

这些是非临时性变更，须强制申报。未在 30 天内报告这些变更可能构成故意违规（Intentional Program Violation，IPV）。

变更 重要原因
您的收入超过 SMI 的 85% 您可能不再具备收入资格
您迁出麻省 须居住在麻省才能获得补助
联系方式变更（电话、电子邮件、麻省境内地址） FAA 需要能够联系到您
您的孩子监护安排变更，累计超过 30 天 影响家庭中计入哪些成员
您失业或停止上学/培训，且将持续超过 12 周 您的服务需求可能不再满足

如果您失业或停止认可活动

这是最重要的变更情形之一。以下是处理流程：

  1. 在 30 天内向 FAA 报告
  2. 从您报告之日起开始 12 周宽限期 — 您有 12 周时间寻找并认证新的认可活动
  3. 若在 12 周内认证了新活动： 获得新的 12 个月授权认定
  4. 若 12 周内未认证： 您的补助可能被终止

重要提示： 12 周倒计时从您报告变更之日起算，而非变更发生之日。请及时报告。若 EEC 事后发现您在本不具备资格的期间持有凭证，可能要求您偿还费用。

一个常见区分：收入上升与活动丧失

您的收入上升不要求强制报告，除非超过 SMI 的 85% 门槛。须报告的是失去认可活动——您的工作、上学注册或培训项目——且该丧失将持续超过 12 周。这是两条不同的规则，家庭常常混淆。

须在授权续期时报告的变更

其他所有变更在续期时报告，包括：

  • 不超过 SMI 85% 的收入变化
  • 预计持续不超过 12 周的服务需求变化或结束
  • 因生病或照顾家庭成员而临时离开认可活动
  • 季节性工人在正常工作季节之间的间隔
  • 工作、培训或教育时间减少（只要您仍在参与）
  • 家庭构成变化（有人搬入或搬出）——但累计超过 30 天的监护安排变更除外（这些须在 30 天内报告）

未在续期时报告这些内容不会导致 IPV 或取消资格。 这与上述强制性变更不同。

可以提前报告的变更（若对您有利）

若变更对您家庭有帮助，您可以在授权续期前自愿提前报告。常见例子：

  • 您的收入下降 → 提前报告可立即降低家长自付费用，而无需等到下次续期。
  • 您的家庭人数增加 → 家庭人口增多可能提高您的收入门槛。

主动报告对自己有利的变更，永远不会受到处罚。

特殊情况：服务需求从兼职变为全职

如果您当前获得的是兼职托育授权（因为您的服务需求为兼职），而您的服务需求增加到全职，您可以转为全职授权：

  • 您须出示完整文件，证明您新的全职服务需求
  • 收到文件后，您将获得新的 12 个月全职托育授权认定（您当前的授权将被替换，而不是在周期中途缩短）

如果我未报告强制性变更会怎样？

若未在 30 天内报告强制性变更，可能被签发故意违规（IPV）。处罚递进如下：

  • 第一次 IPV： 警告通知
  • 第二次 IPV： 取消资格 12 个月
  • 第三次 IPV： 取消资格 24 个月
  • 第四次及以上 IPV 或经核实的欺诈： 取消资格 36 个月或直至偿还欠款

详见处罚（1.21）。

在 30 天内报告变更，这一个行动就能防止整个 IPV 升级流程。记住：只要对您有利，您随时可以提前报告其他变更——例如收入下降。

为什么联系方式如此重要： 若因您的电话号码或电子邮件变更而 FAA 无法联系到您，您可能收不到重新评估通知、终止通知或其他关键信函。而且，若 FAA 联系了您从未更新的旧联系方式，您将失去申诉的依据。这是最容易报告却最容易被忽视的变更之一。

持有临时授权家庭的注意事项

如果您持有为期 12 周的“寻找认可活动”临时授权，在临时期间不适用变更报告要求。任何变更都将在 FAA 为您审核 12 个月授权的剩余部分时处理。

下一步

What to do next

Contact your CCR&R to report changes.

Qué hacer después

Contacte a su CCR&R para reportar cambios.

Sa pou fè apre

Kontakte CCR&R ou a pou rapòte chanjman.

下一步该怎么做

请联系您的 CCR&R 申报变更。

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