Accepting Subsidies — What You Need to KnowAceptando Subsidios — Lo Que Necesita SaberAksepte Sibvansyon — Sa Ou Bezwen Konnen接受补贴——您需要了解的内容
If a family comes to you with a childcare voucher — or if you're thinking about applying to become a subsidized provider — this page is your starting point. Accepting EEC childcare subsidies means agreeing to a set of rules and taking on responsibilities that don't apply to private-pay families. None of it is unmanageable, but you should know what you're signing up for.
Two Ways Subsidies Work for Providers
EEC funds childcare through two types of arrangements. Which one applies to you depends on how your program is set up.
| Voucher Agreement | Contract | |
|---|---|---|
| What it is | Your local CCR&R holds an agreement that lets you accept vouchers from families | Your program holds a direct contract with EEC for a set number of funded slots |
| How families arrive | Families choose you and bring their voucher | Families are referred or enrolled into your contract slots |
| Who manages billing | Your CCR&R's CCFA Administrator | EEC's Financial Assistance Unit |
| Most common for | Licensed centers, family child care providers, informal caregivers | Larger programs, priority-population programs |
Most providers accepting subsidies for the first time will be doing so through a voucher agreement with their local CCR&R.
What You Need Before You Can Be Reimbursed
You must have a signed agreement in place before you can receive any reimbursement for subsidized care. Depending on your provider type, there may be additional requirements before that agreement is issued:
Licensed programs (family child care, licensed centers): Your license is your primary credential. You'll sign an agreement with EEC or your CCR&R. Background checks and training requirements are already built into your EEC license.
License-exempt programs: You must complete a background record check (BRC), pre-service and orientation trainings, annual trainings, and health and safety requirements — and agree to annual monitoring visits — before the agreement is signed and vouchers can be issued.
Informal caregivers (relatives and non-relatives): Specific requirements depend on your relationship to the child and where care is provided. See Provider Types and Requirements (2.2) for details.
EEC will not issue vouchers or reimbursement until all applicable requirements are met. There is no grace period.
What Changes When You Start Accepting Subsidized Children
Once you have an active agreement, you take on obligations that are different from what you have with private-pay families. The key ones:
Verify before they start. Every subsidized child must have an active voucher or authorization before they begin care at your program. "The voucher is coming" is not the same as an active voucher. Contact your CCR&R to confirm. See Voucher Verification (2.8).
Reimbursement is based on enrollment, not attendance. EEC pays based on whether a child has an active authorization and placement at your program — not on whether they showed up that day. This works in your favor most of the time, but it also means you must track and report children who stop attending. If a child has a non-approved break in care, reimbursement stops. See How Reimbursement Works (2.4) and Attendance Tracking (2.7).
You collect parent fees — not EEC. Subsidized families pay a sliding-scale copay directly to you. EEC pays you the rest. You are responsible for collecting those fees, and you cannot collect an initial deposit upfront. If a parent doesn't pay, you must follow a specific escalation process. See Collecting Parent Fees (2.6).
EEC can deny or claw back reimbursement. EEC may deny reimbursement if care doesn't meet health and safety standards, if you fail to follow EEC regulations, or if a child's care is terminated for a non-approved break. In more serious cases, EEC can recoup payments already made. See Reimbursement (2.4) and Improper Payments (2.9).
Your Point of Contact
For most day-to-day matters — new vouchers, changes to a child's placement, billing questions, attendance issues — your first call is your local CCR&R's CCFA Administrator. EEC sets the rules; the CCR&R administers them for you. Keep their contact information handy.
For licensing questions, contact EEC's licensing division directly.
Next Steps
- What kind of provider are you? See Provider Types and Requirements (2.2)
- Background checks and training: See Background Checks and Training (2.3)
- How you get paid: See How Reimbursement Works (2.4)
- Understand vouchers vs. contracts from the family's perspective: See Vouchers vs. Contracts (0.3)
- Contact your local CCR&R to start the agreement process
Si una familia llega a usted con un voucher de cuidado infantil — o si está pensando en solicitar para convertirse en proveedor subsidiado — esta página es su punto de partida. Aceptar subsidios de cuidado infantil de EEC significa acordar un conjunto de reglas y asumir responsabilidades que no aplican a las familias de pago privado. Nada de esto es inmanejable, pero usted debe saber a qué se está comprometiendo.
Dos maneras en que los subsidios funcionan para los proveedores
EEC financia el cuidado infantil a través de dos tipos de arreglos. Cuál le aplica depende de cómo esté configurado su programa.
| Acuerdo de voucher | Contrato | |
|---|---|---|
| Qué es | Su CCR&R local mantiene un acuerdo que le permite aceptar vouchers de familias | Su programa mantiene un contrato directo con EEC por un número determinado de lugares financiados |
| Cómo llegan las familias | Las familias lo eligen y traen su voucher | Las familias son referidas o inscritas en los lugares contratados |
| Quién administra la facturación | El Administrador CCFA de su CCR&R | Unidad de Asistencia Financiera de EEC |
| Más común para | Centros con licencia, proveedores de cuidado infantil familiar, cuidadores informales | Programas más grandes, programas para poblaciones prioritarias |
La mayoría de los proveedores que aceptan subsidios por primera vez lo harán a través de un acuerdo de voucher con su CCR&R local.
Lo que necesita antes de poder recibir reembolso
Debe tener un acuerdo firmado vigente antes de poder recibir cualquier reembolso por cuidado subsidiado. Dependiendo de su tipo de proveedor, puede haber requisitos adicionales antes de que se emita ese acuerdo:
Programas con licencia (cuidado infantil familiar, centros con licencia): Su licencia es su credencial principal. Firmará un acuerdo con EEC o con su CCR&R. Las verificaciones de antecedentes y los requisitos de capacitación ya están integrados en su licencia de EEC.
Programas exentos de licencia: Debe completar una verificación de antecedentes (BRC), capacitaciones previas al servicio y de orientación, capacitaciones anuales y requisitos de salud y seguridad — y aceptar visitas de monitoreo anuales — antes de que se firme el acuerdo y se puedan emitir vouchers.
Cuidadores informales (familiares y no familiares): Los requisitos específicos dependen de su relación con el niño y dónde se proporciona el cuidado. Consulte Tipos de proveedor y requisitos (2.2) para los detalles.
EEC no emitirá vouchers ni reembolsos hasta que se cumplan todos los requisitos aplicables. No hay período de gracia.
Lo que cambia cuando empieza a aceptar niños subsidiados
Una vez que tiene un acuerdo activo, asume obligaciones que son diferentes de las que tiene con familias de pago privado. Las claves:
Verifique antes de que comiencen. Cada niño subsidiado debe tener un voucher o autorización activa antes de comenzar el cuidado en su programa. "El voucher viene en camino" no es lo mismo que un voucher activo. Contacte a su CCR&R para confirmar. Consulte Verificación de voucher (2.8).
El reembolso se basa en la inscripción, no en la asistencia. EEC paga según si un niño tiene una autorización activa y un lugar en su programa — no según si asistió ese día. Esto funciona a su favor la mayoría del tiempo, pero también significa que debe rastrear y reportar a los niños que dejan de asistir. Si un niño tiene una interrupción no aprobada en el cuidado, el reembolso se detiene. Consulte Cómo funciona el reembolso (2.4) y Seguimiento de asistencia (2.7).
Usted cobra los copagos — no EEC. Las familias subsidiadas pagan un copago de escala móvil directamente a usted. EEC paga el resto. Usted es responsable de cobrar esos copagos, y no puede cobrar un depósito inicial por adelantado. Si un padre no paga, debe seguir un proceso específico de escalación. Consulte Cobrar copagos (2.6).
EEC puede denegar o recuperar el reembolso. EEC puede denegar el reembolso si el cuidado no cumple con los estándares de salud y seguridad, si usted no cumple con las regulaciones de EEC, o si el cuidado de un niño se termina por una interrupción no aprobada. En casos más serios, EEC puede recuperar pagos ya realizados. Consulte Reembolso (2.4) y Pagos indebidos (2.9).
Su punto de contacto
Para la mayoría de los asuntos del día a día — nuevos vouchers, cambios en el lugar de un niño, preguntas de facturación, problemas de asistencia — su primera llamada es al Administrador CCFA de su CCR&R local. EEC establece las reglas; el CCR&R las administra para usted. Mantenga su información de contacto a la mano.
Para preguntas de licenciamiento, contacte directamente a la división de licenciamiento de EEC.
Próximos pasos
- ¿Qué tipo de proveedor es usted? Consulte Tipos de proveedor y requisitos (2.2)
- Verificaciones de antecedentes y capacitación: Consulte Verificaciones de antecedentes y capacitación (2.3)
- Cómo le pagan: Consulte Cómo funciona el reembolso (2.4)
- Entienda vouchers vs. contratos desde la perspectiva de la familia: Consulte Vouchers vs. Contratos (0.3)
- Contacte a su CCR&R local para iniciar el proceso de acuerdo
Si yon fanmi vin jwenn ou ak yon voucher gadri timoun — oswa si w ap panse aplike pou vin yon founisè sibvansyone — paj sa a se pwen depa w. Aksepte sibvansyon gadri timoun EEC vle di dakò ak yon seri règ epi pran responsablite ki pa aplike pou fanmi k ap peye prive. Anyen pa enjerab, men ou ta dwe konnen sa w ap angaje tèt ou ladan.
De Fason Sibvansyon yo Fonksyone pou Founisè yo
EEC finanse gadri timoun atravè de kalite aranjman. Sa ki aplike pou ou a depann de jan pwogram ou a estriktire.
| Akò Voucher | Kontra | |
|---|---|---|
| Sa li ye | CCR&R lokal ou a gen yon akò ki pèmèt ou aksepte voucher nan men fanmi yo | Pwogram ou a gen yon kontra dirèk ak EEC pou yon kantite plas ki finanse |
| Kijan fanmi yo rive | Fanmi yo chwazi w epi yo pote voucher yo | Fanmi yo refere oswa enskri nan plas kontra ou yo |
| Ki moun ki jere bòdwo | Administratè CCFA nan CCR&R ou a | Inite Asistans Finansye EEC |
| Pi komen pou | Sant ki gen lisans, founisè gadri familyal, moun ki bay swen enfòmèl | Pi gwo pwogram, pwogram pou popilasyon prioritè |
Majorite founisè k ap aksepte sibvansyon pou premye fwa pral fè sa atravè yon akò voucher ak CCR&R lokal yo.
Sa Ou Bezwen Anvan Ou Ka Ranbouse
Ou dwe gen yon akò siyen an plas anvan ou ka resevwa okenn ranbousman pou swen sibvansyone. Selon kalite founisè ou ye, ka gen egzijans adisyonèl anvan akò sa a bay:
Pwogram ki gen lisans (gadri familyal, sant ki gen lisans): Lisans ou a se kalifikasyon prensipal ou. W ap siyen yon akò ak EEC oswa CCR&R ou a. Egzijans tcheke background ak fòmasyon deja entegre nan lisans EEC ou a.
Pwogram ki egzante de lisans: Ou dwe konplete yon verifikasyon background (BRC), fòmasyon anvan sèvis ak oryantasyon, fòmasyon chak ane, ak egzijans sante ak sekirite — epi dakò pou vizit kontwòl chak ane — anvan yo siyen akò a epi yo kapab bay voucher.
Moun ki bay swen enfòmèl (fanmi ak moun ki pa fanmi): Egzijans espesifik yo depann de relasyon w ak timoun nan epi ki kote yo bay swen an. Gade Kalite Founisè ak Egzijans (2.2) pou detay.
EEC p ap bay voucher oswa ranbousman jiskaske tout egzijans ki aplike yo satisfè. Pa gen peryòd gras.
Sa Ki Chanje Lè W Kòmanse Aksepte Timoun Sibvansyone
Yon fwa ou gen yon akò aktif, ou pran obligasyon ki diferan de sa ou genyen ak fanmi k ap peye prive. Pi enpòtan yo:
Verifye anvan yo kòmanse. Chak timoun sibvansyone dwe gen yon voucher oswa otorizasyon aktif anvan yo kòmanse swen nan pwogram ou a. "Voucher la ap vini" pa menm bagay ak yon voucher aktif. Kontakte CCR&R ou a pou konfime. Gade Verifikasyon Voucher (2.8).
Ranbousman baze sou enskripsyon, pa sou prezans. EEC peye selon si yon timoun gen yon otorizasyon aktif ak yon plasman nan pwogram ou a — pa selon si yo te prezan jou sa a. Sa travay nan favè w pifò tan, men sa vle di tou ou dwe swiv epi rapòte timoun ki sispann ale. Si yon timoun gen yon entèripsyon ki pa apwouve nan swen, ranbousman sispann. Gade Kijan Ranbousman Fonksyone (2.4) ak Swiv Prezans (2.7).
Ou kolekte frè paran yo — pa EEC. Fanmi sibvansyone yo peye yon kopeman baze sou yon echèl dirèkteman ba ou. EEC peye ou rès la. Se ou ki responsab pou kolekte frè sa yo, epi ou pa ka kolekte yon depo inisyal davans. Si yon paran pa peye, ou dwe swiv yon pwosesis eskalasyon espesifik. Gade Kolekte Frè Paran (2.6).
EEC ka refize oswa reklame ranbousman. EEC ka refize ranbousman si swen an pa satisfè estanda sante ak sekirite, si ou echwe pou swiv règleman EEC yo, oswa si swen yon timoun sispann pou yon entèripsyon ki pa apwouve. Nan ka pi grav, EEC ka rekipere pèman ki deja fèt yo. Gade Ranbousman (2.4) ak Pèman Enkòrèk (2.9).
Pwen Kontak Ou
Pou majorite pwoblèm chak jou — nouvo voucher, chanjman nan plasman yon timoun, kesyon sou bòdwo, pwoblèm prezans — premye apèl ou se Administratè CCFA nan CCR&R lokal ou a. EEC mete règ yo; CCR&R a administre yo pou ou. Kenbe enfòmasyon kontak yo disponib.
Pou kesyon sou lisans, kontakte divizyon lisans EEC dirèkteman.
Pwochen Etap
- Ki kalite founisè ou ye? Gade Kalite Founisè ak Egzijans (2.2)
- Tcheke background ak fòmasyon: Gade Tcheke Background ak Fòmasyon (2.3)
- Kijan ou jwenn peman: Gade Kijan Ranbousman Fonksyone (2.4)
- Konprann voucher kont kontra nan pèspektiv fanmi an: Gade Voucher kont Kontra (0.3)
- Kontakte CCR&R lokal ou a pou kòmanse pwosesis akò a
若有家庭持托育凭证来到您处——或者您正在考虑申请成为补贴服务方——本页是您的起点。接受 EEC 托育补贴意味着同意一套规则，并承担适用于私自付费家庭所没有的责任。这些要求都在可控范围内，但您应提前了解。
补贴对服务方的两种运作方式
EEC 通过两种方式资助托育服务，适用哪种取决于您机构的设置。
| 凭证协议 | 合约 | |
|---|---|---|
| 是什么 | 您当地的 CCR&R 持有协议，允许您接受家庭带来的凭证 | 您的机构与 EEC 直接签订合约，获得固定数量的资助名额 |
| 家庭如何到来 | 家庭自主选择您并带来补贴凭证 | 家庭被转介或报名入托您的合约名额 |
| 谁管理账单 | 您的 CCR&R 的 CCFA 管理员 | EEC 财务援助部门 |
| 最常见于 | 持证托育中心、家庭式托育服务方、非正式照护者 | 大型机构、优先人群项目 |
大多数首次接受补贴的服务方将通过当地 CCR&R 的凭证协议进行。
获得报销前的必备条件
在接受任何有补贴的托育之前，您须有已签署的协议。根据您的服务方类型，签署协议前可能有额外要求：
持证机构（家庭式托育、持证托育中心）：您的执照是主要资质。您将与 EEC 或 CCR&R 签署协议。背景调查和培训要求已内含在 EEC 执照流程中。
免执照项目：须完成 EEC 背景记录调查（BRC）、岗前和入职培训、年度培训，以及健康和安全要求，并同意每年接受监督检查——之后方可签署协议并签发凭证。
非正式照护者（亲属和非亲属）：具体要求取决于您与孩子的关系及照护地点。详见服务方类型和要求（2.2）。
EEC 在所有适用要求满足之前不会签发凭证或报销款项，没有宽限期。
开始接受有补贴的孩子后，发生什么变化
一旦协议生效，您将承担与私自付费家庭不同的义务，以下是主要内容：
服务开始前须核实。 每个有补贴的孩子在开始在您机构就读之前，须有有效凭证或授权认定。"凭证即将到来"不等于有效凭证。请联系 CCR&R 确认。请参阅凭证核实（2.8）。
报销基于入托人数，而非出勤情况。 EEC 根据孩子是否在您机构有有效授权认定和入托安置付款——而非孩子当天是否出勤。这大多数情况下对您有利，但也意味着您须跟踪和报告停止出勤的孩子。若孩子的护理中断未经批准，报销停止。请参阅报销运作方式（2.4）和出勤记录（2.7）。
您收取家长自付费用——而非 EEC。 有补贴的家庭按滑动比例直接向您支付自付费用，EEC 支付其余部分。您负责收取这些费用，且不得预收初始押金。若家长未缴费，须遵循特定的升级流程。请参阅收取家长费用（2.6）。
EEC 可拒绝或追缴报销款项。 若托育服务不符合健康和安全标准、您未遵守 EEC 法规，或孩子因未经批准的护理中断被终止托育，EEC 可拒绝报销。情节较严重时，EEC 可追缴已支付款项。请参阅报销（2.4）和不当付款（2.9）。
您的联系人
对于大多数日常事务——新凭证、孩子入托安置变更、账单问题、出勤问题——您的首要联系人是当地 CCR&R 的 CCFA 管理员。EEC 制定规则；CCR&R 替您执行。请妥善保管他们的联系方式。
执照方面的问题，请直接联系 EEC 执照部门。
下一步
- 您是哪种类型的服务方？ 请参阅服务方类型和要求（2.2）
- 背景调查和培训： 请参阅背景调查和培训（2.3）
- 报酬如何支付： 请参阅报销运作方式（2.4）
- 从家庭角度了解凭证与合约： 请参阅补贴凭证与合约名额（0.3）
- 联系当地 CCR&R 启动协议流程
What to do next
Contact your local CCR&R's CCFA Administrator to start the agreement process.
Qué hacer después
Contacte al Administrador de CCFA de su CCR&R local para iniciar el proceso de acuerdo.
Sa pou fè apre
Kontakte Administratè CCFA nan CCR&R lokal ou a pou kòmanse pwosesis akò a.
下一步该怎么做
请联系您当地 CCR&R 的 CCFA 管理员开始签约流程。
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