Groundwork

How Reimbursement WorksCómo Funciona el ReembolsoKijan Ranbousman Fonksyone报销机制说明

EEC pays you based on enrollment — not on whether children show up each day. Understanding how the reimbursement system works will help you bill correctly and avoid payment denials or recoupment.

Enrollment-Based, Not Attendance-Based

As of 2024, EEC reimburses providers based on whether a child has an active authorization and placement in the CCFA system — not purely on daily attendance. This means:

  • If a child is enrolled and authorized, you are generally entitled to reimbursement even on days the child is absent
  • EEC measures enrollment using quarterly enrollment averages
  • Reimbursement does NOT require a child to physically attend each day, as long as proper enrollment conditions are met

This is an important shift from prior policy and is codified in the Jan 2026 regulations.

Rates

EEC sets daily reimbursement rates by:

  • Age group (infant, toddler, preschool, school-age)
  • Program type (licensed center, licensed family child care, informal care)
  • Schedule (full-time vs. part-time)

We do not publish exact rates here because they change periodically. Refer to the current FY rate tables on EEC's website, or contact your CCR&R's CCFA Administrator for your specific rate.

School-age billing note: On days when school is in session, school-age children are billed at before/after school rates only. Full-day payment applies on school vacation days, school holidays, early release days (when more than 6 hours of care is provided), and school closure days.

Enrolled but Not Attending

EEC will pay reimbursement for a child who is enrolled but not currently attending, provided all of the following conditions are met:

  • The child has an active authorization and a placement entered in CCFA
  • The parent provides written notice confirming their intention for the child to remain enrolled without attending
  • You engage with the family at least twice a month (a verbal check-in counts)
  • The parent is current on paying parent fees
  • The parent reauthorizes on time — payment will not continue past the authorization end date

Important: EEC will only pay one provider at a time. If a parent holds enrollment at your program while the child attends another program, you will not be reimbursed. Any written notice from the parent is effective the date submitted — it cannot be backdated.

When EEC Can Deny Reimbursement

EEC may deny reimbursement when:

  • The care provided does not meet EEC health and safety standards
  • The care is not in the best interest of the children served
  • You fail to follow EEC regulations, policies, procedures, or contract requirements

No Reimbursement After Non-Approved Break in Care

If a child's financial assistance is terminated due to a non-approved break in care (30 consecutive days of non-attendance in a 12-month authorization, or 20 in a provisional), EEC will not reimburse you for care provided after the termination date. See Attendance Tracking (2.7) for how to avoid this.

How Payment Flows

For voucher providers: your CCR&R's CCFA Administrator processes billing. Reimbursement goes from EEC to the CCR&R, which then pays you.

For contracted programs: EEC pays directly based on your contract terms.

If you have billing questions or a reimbursement was denied, your first call is to your CCR&R's CCFA Administrator.

Next Steps

EEC le paga basado en la inscripción — no en si los niños se presentan cada día. Entender cómo funciona el sistema de reembolso le ayudará a facturar correctamente y evitar denegaciones de pago o recuperaciones.

Basado en inscripción, no en asistencia

A partir de 2024, EEC reembolsa a los proveedores basado en si un niño tiene una autorización y un lugar activos en el sistema CCFA — no puramente en la asistencia diaria. Esto significa:

  • Si un niño está inscrito y autorizado, usted generalmente tiene derecho al reembolso incluso en días en que el niño está ausente
  • EEC mide la inscripción usando promedios trimestrales de inscripción
  • El reembolso NO requiere que un niño asista físicamente cada día, siempre que se cumplan las condiciones de inscripción adecuadas

Este es un cambio importante respecto a la política anterior y está codificado en las regulaciones de enero de 2026.

Tarifas

EEC establece tarifas diarias de reembolso según:

  • Grupo de edad (infante, niño pequeño, preescolar, edad escolar)
  • Tipo de programa (centro con licencia, cuidado infantil familiar con licencia, cuidado informal)
  • Horario (tiempo completo vs. tiempo parcial)

No publicamos tarifas exactas aquí porque cambian periódicamente. Consulte las tablas de tarifas del año fiscal en el sitio web de EEC, o contacte al Administrador CCFA de su CCR&R para su tarifa específica.

Nota sobre facturación de edad escolar: En los días en que la escuela está en sesión, los niños en edad escolar se facturan solo a tarifas antes/después de la escuela. El pago de día completo aplica en días de vacaciones escolares, feriados escolares, días de salida temprana (cuando se proporcionan más de 6 horas de cuidado) y días de cierre escolar.

Inscrito pero sin asistir

EEC pagará el reembolso por un niño que está inscrito pero que no está asistiendo actualmente, siempre que se cumplan todas las siguientes condiciones:

  • El niño tiene una autorización activa y un lugar ingresado en CCFA
  • El padre proporciona aviso por escrito confirmando su intención de que el niño permanezca inscrito sin asistir
  • Usted se comunica con la familia al menos dos veces al mes (un chequeo verbal cuenta)
  • El padre está al día en el pago de copagos
  • El padre reautoriza a tiempo — el pago no continuará más allá de la fecha de fin de la autorización

Importante: EEC solo pagará a un proveedor a la vez. Si un padre mantiene la inscripción en su programa mientras el niño asiste a otro programa, usted no será reembolsado. Cualquier aviso escrito del padre tiene efecto a partir de la fecha de presentación — no puede ser retroactivo.

Cuándo EEC puede denegar el reembolso

EEC puede denegar el reembolso cuando:

  • El cuidado proporcionado no cumple con los estándares de salud y seguridad de EEC
  • El cuidado no es en el mejor interés de los niños atendidos
  • Usted no cumple con las regulaciones, políticas, procedimientos o requisitos contractuales de EEC

No hay reembolso después de una interrupción no aprobada en el cuidado

Si la asistencia financiera de un niño se termina debido a una interrupción no aprobada en el cuidado (30 días consecutivos de no asistencia en una autorización de 12 meses, o 20 en una provisional), EEC no le reembolsará el cuidado proporcionado después de la fecha de terminación. Consulte Seguimiento de asistencia (2.7) sobre cómo evitar esto.

Cómo fluye el pago

Para proveedores de voucher: el Administrador CCFA de su CCR&R procesa la facturación. El reembolso va de EEC al CCR&R, que luego le paga a usted.

Para programas contratados: EEC paga directamente según los términos de su contrato.

Si tiene preguntas de facturación o un reembolso fue denegado, su primera llamada es al Administrador CCFA de su CCR&R.

Próximos pasos

EEC peye w selon enskripsyon — pa selon si timoun yo vini chak jou. Konprann kijan sistèm ranbousman an fonksyone ap ede ou fakture kòrèkteman epi evite refi pèman oswa rekiperasyon.

Baze sou Enskripsyon, Pa sou Prezans

Depi 2024, EEC ranbouse founisè yo selon si yon timoun gen yon otorizasyon aktif ak plasman nan sistèm CCFA a — pa sèlman sou prezans chak jou. Sa vle di:

  • Si yon timoun enskri epi otorize, ou jeneralman gen dwa pou ranbousman menm nan jou timoun nan absan
  • EEC mezire enskripsyon lè l sèvi avèk mwayèn enskripsyon chak trimès
  • Ranbousman pa egzije yon timoun fizikman prezan chak jou, depi kondisyon enskripsyon apwopriye yo satisfè

Se yon chanjman enpòtan nan politik anvan an epi li kodifye nan règleman Janvye 2026.

To Peman

EEC fikse to ranbousman chak jou selon:

  • Gwoup laj (bebe, ti timoun, preskolè, laj lekòl)
  • Kalite pwogram (sant ki gen lisans, gadri familyal ki gen lisans, swen enfòmèl)
  • Orè (aplentan kont apatyèl)

Nou pa pibliye to egzat yo isit la paske yo chanje detanzantan. Refere w ak tablo to peman ane fiskal aktyèl sou sit entènèt EEC, oswa kontakte Administratè CCFA nan CCR&R ou a pou to espesifik ou.

Nòt pou bòdwo laj lekòl: Nan jou lekòl la nan sesyon, timoun laj lekòl yo fakture nan to anvan/apre lekòl sèlman. Peman jounen antye aplike pou jou vakans lekòl, jou ferye lekòl, jou sòti bonè (lè yo bay plis pase 6 èdtan swen), ak jou lekòl fèmen.

Enskri men Pa Prezan

EEC ap peye ranbousman pou yon timoun ki enskri men ki pa prezan kounye a, depi tout kondisyon sa yo satisfè:

  • Timoun nan gen yon otorizasyon aktif ak yon plasman antre nan CCFA
  • Paran an bay avi ekri ki konfime entansyon yo pou timoun nan rete enskri san prezan
  • Ou angaje fanmi an omwen de fwa pa mwa (yon tcheke vèbal konte)
  • Paran an ajou nan peye frè paran yo
  • Paran an reotorize alè — peman p ap kontinye pase dat fen otorizasyon an

Enpòtan: EEC ap peye yon sèl founisè alafwa. Si yon paran kenbe enskripsyon nan pwogram ou a pandan timoun nan ale nan yon lòt pwogram, ou p ap ranbouse. Okenn avi ekri nan men paran an efikas dat li soumèt — li pa ka date retwoaktif.

Lè EEC Ka Refize Ranbousman

EEC ka refize ranbousman lè:

  • Swen an bay pa satisfè estanda sante ak sekirite EEC
  • Swen an pa nan pi bon enterè timoun yo
  • Ou echwe pou swiv règleman, politik, pwosedi, oswa egzijans kontra EEC

Pa Gen Ranbousman Apre Entèripsyon Swen Ki Pa Apwouve

Si asistans finansye yon timoun sispann akòz yon entèripsyon swen ki pa apwouve (30 jou konsekitif san prezans nan yon otorizasyon 12 mwa, oswa 20 jou nan yon otorizasyon pwovizwa), EEC p ap ranbouse w pou swen ki bay apre dat sispansyon an. Gade Swiv Prezans (2.7) pou kijan pou evite sa.

Kijan Peman Koule

Pou founisè voucher: Administratè CCFA nan CCR&R ou a trete bòdwo a. Ranbousman ale de EEC nan CCR&R a, ki peye w apre sa.

Pou pwogram ki gen kontra: EEC peye dirèkteman selon tèm kontra w.

Si ou gen kesyon bòdwo oswa yo refize yon ranbousman, premye apèl ou se Administratè CCFA nan CCR&R ou a.

Pwochen Etap

EEC 依据入托人数向您付款——而非根据孩子每天是否出勤。了解报销系统的运作方式，有助于您正确申请账单，避免被拒付或被追缴款项。

基于入托，而非基于出勤

自 2024 年起，EEC 根据孩子在 CCFA 系统中是否有有效授权认定和入托安置向服务方报销——而非纯粹依据每日出勤情况。这意味着：

  • 若孩子已入托且有有效授权认定，即使孩子当天缺勤，您通常也有权获得报销
  • EEC 使用季度入托平均数来衡量入托情况
  • 报销不要求孩子每天实际出勤，只要满足适当的入托条件即可

这是与以往政策的重要转变，已在 2026 年 1 月法规中编码确认。

费率

EEC 依据以下因素设定每日报销费率：

  • 年龄段（婴儿、学步儿、学前、学龄）
  • 机构类型（持证托育中心、持证家庭式托育、非正式照护）
  • 时间安排（全日制对比兼职）

由于费率会定期调整，此处不列出具体金额。请参阅 EEC 官网上的当前财政年度费率表，或联系 CCR&R 的 CCFA 管理员了解您的具体费率。

学龄儿童账单说明： 学校上课期间，学龄儿童仅按课前/课后费率计费，全日制费率适用于学校放假日、法定节假日、提前放学日（提供 6 小时以上照护时）和学校停课日。

已入托但未出勤

EEC 会为已入托但当前未出勤的孩子支付报销，前提是满足以下所有条件：

  • 孩子在 CCFA 中有有效授权认定和入托安置记录
  • 家长提供书面通知，确认其意愿让孩子保持在托状态但暂不出勤
  • 您每月至少与家庭联系两次（口头沟通即可）
  • 家长按时缴纳家长自付费用
  • 家长按时完成授权续期——报销不会延续到授权认定到期日之后

重要提示： EEC 同一时间只向一家服务方付款。若家长在您的机构保留入托名额，但孩子实际在其他机构就读，您将不获报销。家长的任何书面通知以提交之日起生效——不得追溯至此前日期。

EEC 可拒绝报销的情形

以下情形，EEC 可拒绝报销：

  • 所提供的托育服务不符合 EEC 健康和安全标准
  • 所提供的托育服务不符合受托儿童的最佳利益
  • 您未遵守 EEC 法规、政策、程序或合约要求

未经批准护理中断后不予报销

若孩子的财务补助因未经批准的护理中断被终止（12 个月授权期内连续 30 天未出勤，临时授权认定期为 20 天），EEC 不会报销终止日期后提供的托育费用。如何避免此情况，请参阅出勤记录（2.7）。

付款流程

凭证服务方： CCR&R 的 CCFA 管理员处理账单。报销从 EEC 流向 CCR&R，再由 CCR&R 支付给您。

合约机构： EEC 依据合约条款直接付款。

如有账单问题或报销被拒，请首先联系 CCR&R 的 CCFA 管理员。

下一步

What to do next

Contact your CCR&R's CCFA Administrator for billing questions. Refer to FY rate tables on the EEC website for current rates.

Qué hacer después

Contacte al Administrador de CCFA de su CCR&R para preguntas de facturación. Consulte las tablas de tarifas del año fiscal en el sitio web de EEC para las tarifas actuales.

Sa pou fè apre

Kontakte Administratè CCFA nan CCR&R ou a pou kesyon sou faktirasyon. Gade tablo to pou ane fiskal sou sit entènèt EEC la pou to aktyèl yo.

下一步该怎么做

如有账单问题，请联系您的 CCR&R 的 CCFA 管理员。如需查询当前费率，请访问 EEC 网站查看本财政年度费率表。

This page has not yet been reviewed. Contact your CCR&R to confirm current rules. Esta página aún no ha sido revisada. Contacte a su CCR&R para confirmar las reglas actuales. Paj sa a poko revize. Kontakte CCR&R ou a pou konfime règ aktyèl yo. 本页面尚未经过审核。请联系您的 CCR&R 确认当前规定。

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