Groundwork

Collecting Parent Fees — Your ResponsibilitiesCobrando Copagos — Sus ResponsabilidadesKolekte Frè Paran — Responsablite W收取家长费——您的责任

Parent fees are the family's share of the cost of care. EEC pays the rest. Collecting those fees is your responsibility — not EEC's, not your CCR&R's. How you handle non-payment has real financial consequences for your program.

The Basics

  • Families pay you directly. EEC pays you the reimbursement rate minus the parent fee.
  • Fees are due weekly, no later than the first business day of the week in which care is provided.
  • Families may agree to an alternative payment schedule (monthly, biweekly, etc.) if you offer it — but any such arrangement must be in writing, signed by both parties, and kept on file.
  • No initial deposit is collected from families. The prior policy requiring a deposit for the first week of care has been eliminated.

Fees Still Apply During Absences

Parents owe their parent fee for every day care is available, including explained and unexplained absences. The only exception is when care is unavailable due to a provider closure that qualifies for EEC payment — in that case, EEC pays the parent fee on the parent's behalf.

The 3-Week Rule — Know This

If you allow parent fees to accumulate beyond the value of three weeks of fees, you may be responsible for that balance — not the family.

The Jan 2026 regulations are clear: educators/providers who allow parents to accrue balances in excess of three weeks of parent fees may be responsible for the difference. This is not theoretical — it is EEC policy. The practical consequence is that you have a financial incentive to act early on non-payment.

The policy guide adds: if you have entered into a formal repayment agreement with the parent per the guidelines below, you may maintain a balance higher than the three-week threshold while that agreement is active.

Your Written Policy

You must have a written late-payment policy that covers what happens when fees aren't paid. This policy must be:

  • Given to every parent at enrollment (or at least four weeks before any policy change takes effect)
  • Signed and acknowledged by the parent, with that acknowledgement kept on file
  • Applied consistently to all parents

Your policy cannot include suspension or exclusion of the child from care, or additional charges for late payment.

The Non-Payment Process

EEC's allowed escalation steps are:

Step What happens Your options
1. First non-payment Parent misses a fee due date Issue a Non-Payment Warning Notice
2. Warning period Parent has until the next fee due date to pay the overdue balance If they pay, no further action needed. This step can repeat.
3. Non-payment continues Parent didn't pay by the next due date Issue a Notice of Termination (14 days before termination date) — OR — Enter a Repayment Agreement
4. 14-day termination period Parent has 14 days to pay the full overdue balance Parent can also request review and continue services during appeal
5. Termination Services end; an IPV is issued against the parent —

You cannot terminate a child's enrollment for non-payment without following this process and issuing proper 14-day advance written notice.

Repayment Agreements

A repayment plan is the most practical tool to stop escalation and get paid. You are not required to offer one, but EEC strongly encourages it.

If you offer a repayment agreement, it must be:

  • In writing, signed by both parties
  • Specific about the amount owed (broken out from any other fees)
  • Include a payment schedule
  • State that the parent must maintain current fees in addition to the repayment amount
  • Include what happens if the parent doesn't follow the plan

Once a repayment agreement is in place, you cannot issue a termination notice as long as the parent is current on the plan. If the parent falls behind on the plan, you may then proceed to termination per the process above.

From the Family's Perspective

See Parent Fees (1.8) for the family-facing view of this same process, including what families are told about repayment plans.

Next Steps

Los copagos son la parte que la familia paga del costo del cuidado. EEC paga el resto. Cobrar esos copagos es su responsabilidad — no de EEC, no de su CCR&R. Cómo maneja la falta de pago tiene consecuencias financieras reales para su programa.

Los fundamentos

  • Las familias le pagan a usted directamente. EEC le paga la tarifa de reembolso menos el copago.
  • Los copagos se deben semanalmente, a más tardar el primer día hábil de la semana en que se proporciona el cuidado.
  • Las familias pueden acordar un horario de pago alternativo (mensual, quincenal, etc.) si usted lo ofrece — pero cualquier arreglo de este tipo debe ser por escrito, firmado por ambas partes, y mantenido en archivo.
  • No se cobra un depósito inicial a las familias. La política anterior que requería un depósito para la primera semana de cuidado ha sido eliminada.

Los copagos aún aplican durante las ausencias

Los padres deben su copago por cada día en que el cuidado está disponible, incluyendo ausencias explicadas y no explicadas. La única excepción es cuando el cuidado no está disponible debido a un cierre del proveedor que califica para el pago de EEC — en ese caso, EEC paga el copago en nombre del padre.

La regla de 3 semanas — Conozca esto

Si permite que los copagos se acumulen más allá del valor de tres semanas de copagos, usted puede ser responsable de ese saldo — no la familia.

Las regulaciones de enero de 2026 son claras: los educadores/proveedores que permiten que los padres acumulen saldos en exceso de tres semanas de copagos pueden ser responsables de la diferencia. Esto no es teórico — es política de EEC. La consecuencia práctica es que usted tiene un incentivo financiero para actuar temprano ante la falta de pago.

La guía de política añade: si ha celebrado un acuerdo de pago formal con el padre según las directrices a continuación, puede mantener un saldo superior al umbral de tres semanas mientras ese acuerdo esté activo.

Su política por escrito

Debe tener una política de pago tardío por escrito que cubra lo que sucede cuando los copagos no se pagan. Esta política debe ser:

  • Entregada a cada padre al momento de la inscripción (o al menos cuatro semanas antes de que cualquier cambio de política entre en vigor)
  • Firmada y reconocida por el padre, con ese reconocimiento mantenido en archivo
  • Aplicada consistentemente a todos los padres

Su política no puede incluir la suspensión o exclusión del niño del cuidado, ni cargos adicionales por pago tardío.

El proceso de falta de pago

Los pasos de escalación permitidos por EEC son:

Paso Qué sucede Sus opciones
1. Primera falta de pago El padre no cumple con una fecha de vencimiento de copago Emita un Aviso de Advertencia de Falta de Pago
2. Período de advertencia El padre tiene hasta la próxima fecha de vencimiento del copago para pagar el saldo vencido Si paga, no se necesita acción adicional. Este paso puede repetirse.
3. La falta de pago continúa El padre no pagó para la próxima fecha de vencimiento Emita un Aviso de Terminación (14 días antes de la fecha de terminación) — O — Celebre un Acuerdo de Pago
4. Período de terminación de 14 días El padre tiene 14 días para pagar el saldo vencido completo El padre también puede solicitar una revisión y continuar los servicios durante la apelación
5. Terminación Los servicios terminan; se emite un IPV contra el padre —

Usted no puede terminar la inscripción de un niño por falta de pago sin seguir este proceso y emitir un aviso por escrito adecuado con 14 días de anticipación.

Acuerdos de pago

Un plan de pago es la herramienta más práctica para detener la escalación y recibir el pago. No está obligado a ofrecer uno, pero EEC lo recomienda encarecidamente.

Si ofrece un acuerdo de pago, debe ser:

  • Por escrito, firmado por ambas partes
  • Específico sobre el monto adeudado (desglosado de cualquier otro copago)
  • Incluir un calendario de pagos
  • Indicar que el padre debe mantener los copagos corrientes además del monto de pago
  • Incluir qué sucede si el padre no sigue el plan

Una vez que un acuerdo de pago está en vigor, no puede emitir un aviso de terminación mientras el padre esté al día con el plan. Si el padre se atrasa en el plan, entonces puede proceder con la terminación según el proceso anterior.

Desde la perspectiva de la familia

Consulte Copagos (1.8) para la vista orientada a la familia de este mismo proceso, incluyendo lo que se les dice a las familias sobre los planes de pago.

Próximos pasos

Frè paran se pòsyon fanmi an nan kou swen an. EEC peye rès la. Kolekte frè sa yo se responsablite ou — pa EEC, pa CCR&R ou a. Kijan ou jere ki pa peye gen konsekans finansye reyèl pou pwogram ou a.

Baz yo

  • Fanmi yo peye w dirèkteman. EEC peye w to ranbousman an mwens frè paran an.
  • Frè yo dwe chak semèn, pa pita pase premye jou biznis semèn nan kote swen an bay.
  • Fanmi yo ka dakò ak yon orè peman altènatif (chak mwa, de fwa pa semèn, elatriye) si ou ofri sa — men nenpòt aranjman konsa dwe ekri, siyen pa toude pati yo, epi kenbe nan dosye.
  • Pa gen depo inisyal yo kolekte nan men fanmi yo. Politik anvan an ki te egzije yon depo pou premye semèn swen an elimine.

Frè Aplike Toujou Pandan Absans

Paran yo dwe frè paran yo pou chak jou swen disponib, ki gen ladan absans ki eksplike ak ki pa eksplike. Sèl eksepsyon an se lè swen pa disponib akòz yon fèmen founisè ki kalifye pou peman EEC — nan ka sa a, EEC peye frè paran an nan non paran an.

Règ 3 Semèn nan — Konnen Sa A

Si ou kite frè paran yo akimile pi plis pase valè twa semèn frè, ou ka responsab pou balans sa a — pa fanmi an.

Règleman Janvye 2026 klè: edikatè/founisè ki kite paran yo akimile balans ki depase twa semèn frè paran ka responsab pou diferans la. Se pa teyorik — se politik EEC. Konsekans pratik la se ou gen yon ankourajman finansye pou aji bonè sou ki pa peye.

Gid politik la ajoute: si ou antre nan yon akò ranbousman retwoaktif fòmèl ak paran an selon direktiv yo anba a, ou ka kenbe yon balans pi wo pase sèy twa semèn nan pandan akò sa a aktif.

Politik Ekri Ou

Ou dwe gen yon politik ekri pou peman an reta ki kouvri sa ki rive lè frè pa peye. Politik sa a dwe:

  • Bay chak paran nan enskripsyon (oswa omwen kat semèn anvan nenpòt chanjman politik pran efè)
  • Siyen epi rekonèt pa paran an, ak rekonesans sa a kenbe nan dosye
  • Aplike konsistan ak tout paran yo

Politik ou a pa ka gen ladan sispansyon oswa esklizyon timoun nan nan swen, oswa chaj adisyonèl pou peman an reta.

Pwosesis Ki Pa Peye a

Etap eskalasyon EEC pèmèt yo se:

Etap Sa ki rive Opsyon ou
1. Premye ki pa peye Paran rate yon dat ekzijib frè Bay yon Avi Avètisman Ki Pa Peye
2. Peryòd avètisman Paran an gen jouk pwochèn dat frè a pou peye balans an reta a Si yo peye, pa gen lòt aksyon ki nesesè. Etap sa a ka repete.
3. Ki pa peye kontinye Paran an pa peye pa pwochèn dat ekzijib Bay yon Avi Sispansyon (14 jou anvan dat sispansyon) — OSWA — Antre nan yon Akò Ranbousman Retwoaktif
4. Peryòd sispansyon 14 jou Paran an gen 14 jou pou peye balans konplè an reta a Paran an ka mande revizyon tou epi kontinye sèvis pandan apèl
5. Sispansyon Sèvis fini; yo bay yon IPV kont paran an —

Ou pa ka sispann enskripsyon yon timoun pou ki pa peye san swiv pwosesis sa a epi bay 14 jou avi ekri davans apwopriye.

Akò Ranbousman Retwoaktif

Yon plan ranbousman retwoaktif se zouti ki pi pratik pou sispann eskalasyon epi jwenn peman. Ou pa oblije ofri youn, men EEC ankouraje sa fò.

Si ou ofri yon akò ranbousman retwoaktif, li dwe:

  • Ekri, siyen pa toude pati yo
  • Espesifik sou kantite lajan ki dwe (separe de lòt frè)
  • Gen ladan yon orè peman
  • Di ke paran an dwe kenbe frè aktyèl yo anplis kantite ranbousman retwoaktif la
  • Gen ladan sa ki rive si paran an pa swiv plan an

Yon fwa yon akò ranbousman retwoaktif an plas, ou pa ka bay yon avi sispansyon depi paran an ajou sou plan an. Si paran an tonbe dèyè sou plan an, ou ka apre sa kontinye ak sispansyon selon pwosesis ki anwo a.

Nan Pèspektiv Fanmi an

Gade Frè Paran (1.8) pou vi fanmi an menm pwosesis sa a, ki gen ladan sa yo di fanmi yo sou plan ranbousman retwoaktif.

Pwochen Etap

家长自付费用是家庭应承担的托育费用份额，EEC 支付其余部分。收取这些费用是您的责任——而非 EEC 或 CCR&R 的责任。如何处理未缴费情况，对您机构的财务有实质性影响。

基本规则

  • 家庭直接向您支付，EEC 向您支付报销费率减去家长自付费用后的余额。
  • 费用每周缴纳，不得晚于提供托育当周的第一个工作日。
  • 若您提供其他付款时间表（每月、每两周等），家庭可同意——但任何此类安排须双方书面签署并存档。
  • 不向家庭收取初始押金，原要求预收首周托育押金的政策已取消。

缺勤期间费用仍适用

家长须为托育服务可用的每一天缴纳家长自付费用，包括解释性和无原因缺勤期间。唯一例外是由于符合 EEC 付款资格的服务方停课导致托育服务不可用——这种情况下，EEC 代家长缴纳家长自付费用。

三周规则——请了解这一点

若您允许家长自付费用累积超过三周费用的金额，您可能须对该余额负责——而非家庭。

2026 年 1 月法规明确规定：允许家长欠费超过三周家长自付费用的服务方/教育者可能须承担差额。这不是理论规定——这是 EEC 政策。实际后果是：您在未缴费问题上越早采取行动，经济动机越强。

政策指南补充：若您已与家长按以下指导方针签订了正式还款协议，则在该协议有效期间可维持超过三周门槛的余额。

您的书面政策

您须有一份书面逾期付款政策，说明未缴费时会发生什么。该政策须：

  • 在入托时发给每位家长（或至少在任何政策变更生效前四周）
  • 由家长签署确认，并将确认文件存档
  • 对所有家长一致执行

您的政策不得包含因未缴费暂停孩子就读或收取滞纳金的条款。

未缴费处理流程

EEC 允许的升级步骤如下：

步骤 发生的事情 您的选项
1. 首次未缴费 家长错过一次费用截止日期 签发未缴费警告通知
2. 警告期 家长至下次到期日前缴清逾期余额 若缴清，无需进一步措施。此步骤可重复。
3. 继续未缴费 家长至下次到期日仍未缴纳 签发终止通知（终止日期前 14 天）—— 或 —— 签订还款协议
4. 14 天终止期 家长有 14 天时间缴清全部逾期余额 家长也可申请审查，在申诉期间继续就读
5. 终止 服务终止；针对家长签发 IPV —

未按照此流程并提供适当的 14 天提前书面通知，您不得因未缴费终止孩子的入托。

还款协议

还款计划是阻止升级并收回款项的最实用工具。您无义务提供，但 EEC 强烈建议提供。

若您提供还款协议，须满足以下条件：

  • 书面形式，双方签署
  • 明确说明欠款金额（与其他费用分开列出）
  • 包含付款时间表
  • 明确家长须在偿还欠款的同时保持当期费用的缴纳
  • 说明若家长未按计划履行会发生什么

还款协议生效后，只要家长按协议履行，您不得发出终止通知。若家长未按计划履行，您可按上述流程继续办理终止手续。

家庭视角

请参阅家长自付费用（1.8）了解同一流程的家庭视角，包括家庭如何获知还款计划这一选项。

下一步

What to do next

Contact your CCR&R's CCFA Administrator for guidance on fee collection.

Qué hacer después

Contacte al Administrador de CCFA de su CCR&R para orientación sobre el cobro de copagos.

Sa pou fè apre

Kontakte Administratè CCFA nan CCR&R ou a pou oryantasyon sou kolèk frè.

下一步该怎么做

如需收取家长费的相关指导，请联系您的 CCR&R 的 CCFA 管理员。

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