Attendance TrackingSeguimiento de AsistenciaSwivi Prezans出勤记录
Important
If a child stops showing up, contact your CCR&R immediately. Do NOT continue billing. Billing for a non-attending child can trigger a PIPV and recoupment.
Importante
Si un niño/a deja de asistir, contacte a su CCR&R inmediatamente. NO siga facturando. Facturar por un niño/a que no asiste puede desencadenar un PIPV y recuperación de fondos.
Enpòtan
Si yon timoun sispann vini, kontakte CCR&R ou a imedyatman. PA kontinye fakti. Fakti pou yon timoun ki pa prezan ka deklanche yon PIPV ak rekiperasyon lajan.
重要
如果孩子停止出勤，请立即联系您的 CCR&R。请勿继续提交账单。对未出勤孩子进行账单申请可能触发供应商故意违规（PIPV）并导致追缴款项。
Key deadline
30 consecutive days of non-attendance = non-approved break in care → no reimbursement after termination (20 days in provisional).
Fecha límite clave
30 días consecutivos de no asistencia = interrupción no aprobada del cuidado → sin reembolso después de la terminación (20 días en provisional).
Dat limit enpòtan
30 jou konsekitif san prezans = entèripsyon ki pa apwouve nan swen → pa gen ranbousman apre kanselasyon (20 jou nan pwovizwa).
关键截止日期
连续 30 天未出勤 = 未经批准的护理中断 → 终止后不予报销（临时授权期为 20 天）。
Attendance tracking is one of the most operationally consequential things you do as a subsidized provider. Getting it wrong — particularly billing for children who aren't attending — can trigger recoupment or a Provider Intentional Program Violation (PIPV). Getting it right protects your reimbursement.
If a child stops showing up, contact your CCR&R immediately. Do not continue billing as if the child were enrolled. Billing for a child who is no longer in your program can trigger a PIPV and clawback of payments already made.
What You Must Track
You must record all attendance in the CCFA system and code each absence as either explained or unexplained.
Explained absence: The parent has communicated with you about the child's absence on or before the day it occurs. Even if you initiate the contact, if you reach the parent, the absence can be marked explained. Communication after the fact — where a parent explains earlier days — only makes the day of contact explained; prior days remain unexplained.
Unexplained absence: The child doesn't attend and you had no contact with the parent. If you attempted outreach but received no response, it's unexplained.
Reasons that count as explained: child illness, COVID-19 exposure, death in the family, emergency, religious holidays, vacation, or other reasons explained by the parent.
Excessive Unexplained Absences
Excessive unexplained absences = more than 3 consecutive unexplained days. Holidays, closure days, or days the program isn't open do not reset the count.
| Occurrence | What happens |
|---|---|
| 1st occurrence (within a 12-month authorization) | Issue the family an Excessive Unexplained Absence Warning Notice |
| 2nd occurrence (within the same 12-month authorization) | You may terminate the child's placement with a 2-week advance notice |
If you choose not to terminate after the second occurrence, EEC stops paying for any additional unexplained absences beyond 3 consecutive days. Parents cannot be charged for absences EEC doesn't pay.
The occurrence count resets when a new 12-month authorization is issued.
How Non-Attendance Affects Your Reimbursement
Reimbursement is enrollment-based, but there are limits when a child stops attending:
Enrolled but not attending (by choice): EEC will continue to pay if the parent provides written notice of intent to remain enrolled, and you engage the family at least twice a month. See How Reimbursement Works (2.4).
Child won't return: Once you become aware that a child will not be returning, EEC will pay for up to 10 billable days (2 weeks) from when you learn this. After that, no reimbursement.
Termination for non-approved break in care: If a child has been absent for 30 consecutive days without an approved break in care (or 20 consecutive days in a provisional authorization), EEC can terminate the child's placement. EEC will not reimburse care provided after the termination date. Note: termination of a placement does not terminate the family's full authorization — only the specific placement.
What to Do When a Child Stops Coming
- Attempt outreach to the parent
- If you can't reach them after repeated attempts, contact your CCR&R
- Do not continue billing without confirmation that the child is still enrolled
- If 30 consecutive days pass without attendance or an approved break request, notify your CCR&R immediately — do not wait until day 31 to act
Approved Break in Care
Families can request an approved break in care for up to 90 days. This suspends attendance requirements without terminating the authorization. Parents must request an approved break in writing. If you are aware a child will be out for more than two weeks, you should discuss an approved break with the family and encourage them to request it through the CCR&R before 30 consecutive days pass.
From the Family's Perspective
See Attendance Rules (1.9) for the family-facing rules, including absence thresholds and how to request an approved break.
Next Steps
- Reimbursement rules: See How Reimbursement Works (2.4)
- 14-day notice when a family leaves: See When a Family Leaves (2.5)
- What counts as an improper payment: See Provider Improper Payments and Fraud (2.9)
- Contact your CCR&R immediately if a child stops attending
El seguimiento de asistencia es una de las cosas con mayor consecuencia operativa que usted hace como proveedor subsidiado. Hacerlo mal — particularmente facturar por niños que no están asistiendo — puede desencadenar una recuperación o una Violación Intencional del Programa del Proveedor (PIPV). Hacerlo bien protege su reembolso.
Si un niño deja de presentarse, contacte a su CCR&R inmediatamente. No continúe facturando como si el niño estuviera inscrito. Facturar por un niño que ya no está en su programa puede desencadenar una PIPV y la recuperación de pagos ya realizados.
Lo que debe rastrear
Debe registrar toda la asistencia en el sistema CCFA y codificar cada ausencia como explicada o no explicada.
Ausencia explicada: El padre se ha comunicado con usted sobre la ausencia del niño el día en que ocurre o antes. Incluso si usted inicia el contacto, si logra comunicarse con el padre, la ausencia puede marcarse como explicada. La comunicación posterior — donde un padre explica días anteriores — solo hace explicado el día del contacto; los días anteriores permanecen como no explicados.
Ausencia no explicada: El niño no asiste y usted no tuvo contacto con el padre. Si intentó comunicarse pero no recibió respuesta, es no explicada.
Razones que cuentan como explicadas: enfermedad del niño, exposición a COVID-19, muerte en la familia, emergencia, festivos religiosos, vacaciones u otras razones explicadas por el padre.
Ausencias no explicadas excesivas
Ausencias no explicadas excesivas = más de 3 días consecutivos no explicados. Los feriados, días de cierre o días en que el programa no está abierto no reinician el conteo.
| Ocurrencia | Qué sucede |
|---|---|
| 1a ocurrencia (dentro de una autorización de 12 meses) | Emita a la familia un Aviso de Advertencia de Ausencia No Explicada Excesiva |
| 2a ocurrencia (dentro de la misma autorización de 12 meses) | Puede terminar el lugar del niño con un aviso de 2 semanas de anticipación |
Si decide no terminar después de la segunda ocurrencia, EEC deja de pagar por cualquier ausencia no explicada adicional más allá de 3 días consecutivos. A los padres no se les puede cobrar por ausencias que EEC no paga.
El conteo de ocurrencias se reinicia cuando se emite una nueva autorización de 12 meses.
Cómo la no asistencia afecta su reembolso
El reembolso se basa en la inscripción, pero hay límites cuando un niño deja de asistir:
Inscrito pero sin asistir (por elección): EEC continuará pagando si el padre proporciona aviso por escrito de la intención de permanecer inscrito, y usted se comunica con la familia al menos dos veces al mes. Consulte Cómo funciona el reembolso (2.4).
El niño no regresará: Una vez que usted se entera de que un niño no regresará, EEC pagará hasta 10 días facturables (2 semanas) desde que usted lo sabe. Después de eso, no hay reembolso.
Terminación por interrupción no aprobada en el cuidado: Si un niño ha estado ausente por 30 días consecutivos sin una interrupción aprobada en el cuidado (o 20 días consecutivos en una autorización provisional), EEC puede terminar el lugar del niño. EEC no reembolsará el cuidado proporcionado después de la fecha de terminación. Nota: la terminación de un lugar no termina la autorización completa de la familia — solo el lugar específico.
Qué hacer cuando un niño deja de venir
- Intente comunicarse con el padre
- Si no puede comunicarse con él después de intentos repetidos, contacte a su CCR&R
- No continúe facturando sin confirmación de que el niño sigue inscrito
- Si pasan 30 días consecutivos sin asistencia o sin una solicitud de interrupción aprobada, notifique a su CCR&R inmediatamente — no espere hasta el día 31 para actuar
Interrupción aprobada en el cuidado
Las familias pueden solicitar una interrupción aprobada en el cuidado hasta por 90 días. Esto suspende los requisitos de asistencia sin terminar la autorización. Los padres deben solicitar una interrupción aprobada por escrito. Si usted sabe que un niño estará ausente por más de dos semanas, debe discutir una interrupción aprobada con la familia y animarla a solicitarla a través del CCR&R antes de que pasen 30 días consecutivos.
Desde la perspectiva de la familia
Consulte Reglas de asistencia (1.9) para las reglas orientadas a la familia, incluyendo umbrales de ausencia y cómo solicitar una interrupción aprobada.
Próximos pasos
- Reglas de reembolso: Consulte Cómo funciona el reembolso (2.4)
- Aviso de 14 días cuando una familia se va: Consulte Cuando una familia se va (2.5)
- Lo que cuenta como un pago indebido: Consulte Pagos indebidos y fraude de proveedores (2.9)
- Contacte a su CCR&R inmediatamente si un niño deja de asistir
Swiv prezans se youn nan bagay ki gen plis konsekans operasyonèl ou fè kòm yon founisè sibvansyone. Si w fè l mal — patikilyèman fakture pou timoun ki pa prezan — ka deklannche rekiperasyon oswa yon Vyolasyon Entansyonèl Pwogram Founisè (PIPV). Fè l byen pwoteje ranbousman w.
Si yon timoun sispann vini, kontakte CCR&R ou a imedyatman. Pa kontinye fakture kòmsi timoun nan te enskri. Fakture pou yon timoun ki pa nan pwogram ou ankò ka deklannche yon PIPV ak rekiperasyon pèman ki deja fèt yo.
Sa Ou Dwe Swiv
Ou dwe anrejistre tout prezans nan sistèm CCFA a epi kode chak absans swa kòm eksplike oswa pa eksplike.
Absans eksplike: Paran an kominike avèk ou sou absans timoun nan nan jou a oswa anvan jou li rive a. Menm si ou menm ki kòmanse kontak la, si ou rive jwenn paran an, absans lan ka make kòm eksplike. Kominikasyon apre yo fin rive — kote yon paran eksplike jou pi bonè yo — fè sèlman jou kontak la eksplike; jou anvan yo rete pa eksplike.
Absans pa eksplike: Timoun nan pa prezan epi ou pa t gen okenn kontak ak paran an. Si ou te eseye kontakte men ou pa t resevwa repons, se pa eksplike.
Rezon ki konte kòm eksplike: maladi timoun, ekspoze COVID-19, lanmò nan fanmi, ijans, jou ferye relijye, vakans, oswa lòt rezon paran an eksplike.
Absans Eksesif Ki Pa Eksplike
Absans eksesif ki pa eksplike = plis pase 3 jou konsekitif ki pa eksplike. Jou ferye, jou fèmen, oswa jou pwogram nan pa ouvè pa reyajiste kont la.
| Okazyon | Sa ki rive |
|---|---|
| 1ye okazyon (nan yon otorizasyon 12 mwa) | Bay fanmi an yon Avi Avètisman Absans Eksesif Ki Pa Eksplike |
| 2yèm okazyon (nan menm otorizasyon 12 mwa a) | Ou ka sispann plasman timoun nan ak yon avi 2 semèn davans |
Si ou chwazi pa sispann apre dezyèm okazyon an, EEC sispann peye pou nenpòt absans adisyonèl ki pa eksplike pi plis pase 3 jou konsekitif. Paran yo pa ka fakture pou absans EEC pa peye yo.
Kont okazyon reyajiste lè yo bay yon nouvo otorizasyon 12 mwa.
Kijan Ki Pa Prezan Afekte Ranbousman Ou
Ranbousman baze sou enskripsyon, men gen limit lè yon timoun sispann prezan:
Enskri men pa prezan (pa chwa): EEC ap kontinye peye si paran an bay avi ekri entansyon pou rete enskri, epi ou angaje fanmi an omwen de fwa pa mwa. Gade Kijan Ranbousman Fonksyone (2.4).
Timoun nan p ap retounen: Yon fwa ou vin okouran yon timoun p ap retounen, EEC ap peye pou jouk 10 jou ki fakturab (2 semèn) apati lè ou aprann sa. Apre sa, pa gen ranbousman.
Sispansyon pou entèripsyon swen ki pa apwouve: Si yon timoun absan pou 30 jou konsekitif san yon entèripsyon swen ki apwouve (oswa 20 jou konsekitif nan yon otorizasyon pwovizwa), EEC ka sispann plasman timoun nan. EEC p ap ranbouse swen ki bay apre dat sispansyon an. Nòt: sispansyon yon plasman pa sispann otorizasyon konplè fanmi an — sèlman plasman espesifik la.
Sa Pou Fè Lè yon Timoun Sispann Vini
- Eseye kontakte paran an
- Si ou pa ka jwenn yo apre tantativ repete, kontakte CCR&R ou a
- Pa kontinye fakture san konfimasyon ke timoun nan toujou enskri
- Si 30 jou konsekitif pase san prezans oswa yon demann entèripsyon apwouve, notifye CCR&R ou a imedyatman — pa tann jouk jou 31 pou aji
Entèripsyon Swen Apwouve
Fanmi yo ka mande yon entèripsyon swen apwouve pou jouk 90 jou. Sa sispann egzijans prezans san sispann otorizasyon an. Paran yo dwe mande yon entèripsyon apwouve ekri. Si ou konnen yon timoun ap absan pou plis pase de semèn, ou ta dwe diskite yon entèripsyon apwouve ak fanmi an epi ankouraje yo mande l atravè CCR&R a anvan 30 jou konsekitif pase.
Nan Pèspektiv Fanmi an
Gade Règ Prezans (1.9) pou règ pou fanmi yo, ki gen ladan sèy absans ak kijan pou mande yon entèripsyon apwouve.
Pwochen Etap
- Règ ranbousman: Gade Kijan Ranbousman Fonksyone (2.4)
- Avi 14 jou lè yon fanmi kite: Gade Lè yon Fanmi Kite (2.5)
- Sa ki konte kòm yon pèman enkòrèk: Gade Pèman Enkòrèk ak Fwòd Founisè (2.9)
- Kontakte CCR&R ou a imedyatman si yon timoun sispann prezan
出勤记录是补贴服务方在运营层面最重要的工作之一。记录有误——尤其是为未出勤的孩子提交账单——可能触发追缴款项或供应商故意违规（PIPV）。记录正确则可保障您的报销权益。
若孩子停止出勤，请立即联系您的 CCR&R。不要继续像孩子仍在就读一样提交账单。为已不在您机构的孩子提交账单，可能触发 PIPV 并追缴已支付款项。
须记录的内容
您须在 CCFA 系统中记录所有出勤情况，并将每次缺勤标记为解释性或无原因。
解释性缺勤： 家长在缺勤当天或之前就孩子的缺勤与您沟通。即使由您主动联系，只要联系上了家长，缺勤即可标记为解释性。事后补充说明——家长在某天对之前几天做出解释——只使联系当天变为解释性；此前的天数仍为无原因缺勤。
无原因缺勤： 孩子未出勤，且您与家长未有联系。若您尝试联系但未收到回应，则为无原因缺勤。
可算作解释性的原因：孩子生病、新冠病毒暴露、家中有人去世、紧急情况、宗教节假日、度假，或家长说明的其他原因。
过度无原因缺勤
过度无原因缺勤 = 连续超过 3 天无原因缺勤。节假日、停课日或机构不开放的天数不重置计数。
| 发生次数 | 后果 |
|---|---|
| 第 1 次（在 12 个月授权期内） | 向家庭发出过度无原因缺勤警告通知 |
| 第 2 次（在同一 12 个月授权期内） | 您可提前 2 周通知终止孩子的入托安置 |
若第二次发生后您选择不终止，EEC 将停止为连续 3 天以上的任何额外无原因缺勤付款。EEC 不报销的缺勤，家长也不须缴纳费用。
发生计数在签发新的 12 个月授权认定时重置。
未出勤如何影响您的报销
报销基于入托人数，但在孩子停止出勤时有限制：
已入托但因主动选择而未出勤： 若家长提供书面通知表明希望保持入托状态，且您每月至少与家庭联系两次，EEC 将继续付款。请参阅报销运作方式（2.4）。
孩子将不再回来： 一旦您了解到孩子将不再回来，EEC 将支付您知悉此情况后最多 **10 个计费日（2 周）**的费用，此后不再报销。
因未经批准的护理中断被终止： 若孩子连续 30 天未出勤且无已批准的护理中断（临时授权认定期为连续 20 天），EEC 可终止孩子的入托安置。EEC 不会报销终止日期后提供的托育费用。注意：终止入托安置不会终止家庭的完整授权认定——只影响该特定入托安置。
孩子停止出勤时的处理步骤
- 尝试联系家长
- 若多次尝试后仍无法联系，请联系您的 CCR&R
- 在确认孩子仍在就读之前，不要继续提交账单
- 若连续 30 天无出勤也无已批准的护理中断申请，请立即通知 CCR&R——不要等到第 31 天再行动
已批准的护理中断
家庭可申请最长 90 天的已批准护理中断，在此期间暂停出勤要求而不终止授权认定。家长须书面申请已批准护理中断。若您知晓孩子将缺席超过两周，应与家庭讨论已批准护理中断，并鼓励他们在连续 30 天到来之前通过 CCR&R 提交申请。
家庭视角
请参阅出勤规则（1.9）了解面向家庭的规则，包括缺勤门槛和如何申请已批准的护理中断。
下一步
- 报销规则： 请参阅报销运作方式（2.4）
- 家庭离开时的 14 天通知： 请参阅家庭离开（2.5）
- 什么构成不当付款： 请参阅服务方不当付款和欺诈（2.9）
- 孩子停止出勤，请立即联系您的 CCR&R
What to do next
Contact your CCR&R immediately if a child stops attending.
Qué hacer después
Contacte a su CCR&R inmediatamente si un niño/a deja de asistir.
Sa pou fè apre
Kontakte CCR&R ou a imedyatman si yon timoun sispann vini.
下一步该怎么做
如果孩子停止出勤，请立即联系您的 CCR&R。
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