Groundwork

Provider Improper Payments and FraudPagos Indebidos y Fraude del ProveedorPeman Enkòrèk ak Fwòd Founisè不当付款与供应商欺诈

An improper payment is any payment EEC made to you that was incorrect or not authorized under applicable law, regulations, policies, or contract terms. EEC can identify, investigate, and recoup these payments — sometimes long after they were made.

What Counts as an Improper Payment

Improper payments are not always intentional. Common examples include:

  • Billing for days when a child did not attend (without proper enrolled-but-not-attending conditions being met)
  • Billing for children who are no longer in your program ("ghost enrollment")
  • Billing full-time rates when a child was only authorized for part-time care
  • Double billing (billing both as primary and substitute for overlapping periods)
  • Billing for children whose financial assistance was terminated
  • Administrative errors in your billing submissions
  • Miscalculation of parent fees that results in overbilling to EEC

Even an honest mistake qualifies as an improper payment if EEC paid you more than you were entitled to.

What Counts as a PIPV

A Provider Intentional Program Violation (PIPV) is a step beyond an improper payment — it involves knowing and deliberate efforts to violate policy. Examples:

  • Intentionally falsifying attendance or billing records
  • Intentionally enrolling or billing for families you knew were ineligible
  • Intentionally manipulating client documents

PIPVs can result in program termination, referral to the Attorney General's Office, and are treated separately from ordinary billing errors.

If You Discover a PIPV or Fraud

If you, as a contracted provider or CCR&R, discover evidence of PIPV or fraud in your own program or by a staff member, you must report it to EEC's Audit Compliance and Resolution Unit. EEC will conduct a full review to determine the extent of non-compliance and potential recoupment.

The Recoupment Process

What EEC determines: For contracted providers, EEC's Audit Compliance and Resolution Unit determines the recoupment period. For voucher providers, the CCR&R determines it (often following a review triggered by a complaint, audit, or billing anomaly).

Recoupment period: The period of time during which overbilling occurred. EEC calculates what it should have paid versus what it did pay and seeks to recover the difference.

Your obligation: Once EEC notifies you of a recoupment finding, you must respond. EEC will pursue collection through Commonwealth financial systems if you do not.

Common Triggers That Lead to Investigations

  • A child stops attending and you continue billing (ghost enrollment)
  • A parent files a complaint about their child's placement
  • Routine EEC fiscal monitoring of contracted programs
  • Inconsistencies in attendance records versus billing records
  • Accepting children before their authorization is confirmed in CCFA

Protecting Yourself

The best protection against improper payments is accurate, timely record-keeping:

  • Track attendance carefully in CCFA (see Attendance Tracking (2.7))
  • Verify active authorization before accepting any subsidized child (see Voucher Verification (2.8))
  • Contact your CCR&R immediately when a child stops attending
  • Don't bill for care you didn't provide

Next Steps

Un pago indebido es cualquier pago que EEC le haya hecho que fuera incorrecto o no autorizado bajo la ley aplicable, las regulaciones, las políticas o los términos del contrato. EEC puede identificar, investigar y recuperar estos pagos — a veces mucho después de que se realizaron.

Qué cuenta como un pago indebido

Los pagos indebidos no siempre son intencionales. Ejemplos comunes incluyen:

  • Facturar por días en que un niño no asistió (sin que se cumplan las condiciones adecuadas de inscrito-pero-sin-asistir)
  • Facturar por niños que ya no están en su programa ("inscripción fantasma")
  • Facturar tarifas de tiempo completo cuando un niño solo estaba autorizado para cuidado de tiempo parcial
  • Doble facturación (facturar tanto como proveedor principal como sustituto por períodos que se superponen)
  • Facturar por niños cuya asistencia financiera fue terminada
  • Errores administrativos en sus envíos de facturación
  • Cálculo erróneo de copagos que resulta en sobrefacturación a EEC

Incluso un error honesto califica como un pago indebido si EEC le pagó más de lo que le correspondía.

Qué cuenta como una PIPV

Una Violación Intencional del Programa del Proveedor (PIPV) es un paso más allá de un pago indebido — involucra esfuerzos conscientes y deliberados para violar la política. Ejemplos:

  • Falsificar intencionalmente registros de asistencia o facturación
  • Inscribir o facturar intencionalmente por familias que usted sabía que eran inelegibles
  • Manipular intencionalmente documentos del cliente

Las PIPVs pueden resultar en la terminación del programa, remisión a la Oficina del Fiscal General, y se tratan por separado de los errores ordinarios de facturación.

Si descubre una PIPV o fraude

Si usted, como proveedor contratado o CCR&R, descubre evidencia de PIPV o fraude en su propio programa o por parte de un miembro del personal, debe reportarlo a la Unidad de Cumplimiento y Resolución de Auditoría de EEC. EEC realizará una revisión completa para determinar el alcance del incumplimiento y la posible recuperación.

El proceso de recuperación

Lo que EEC determina: Para proveedores contratados, la Unidad de Cumplimiento y Resolución de Auditoría de EEC determina el período de recuperación. Para proveedores de voucher, el CCR&R lo determina (a menudo después de una revisión activada por una queja, auditoría o anomalía de facturación).

Período de recuperación: El período de tiempo durante el cual ocurrió la sobrefacturación. EEC calcula lo que debería haber pagado frente a lo que pagó y busca recuperar la diferencia.

Su obligación: Una vez que EEC le notifica de un hallazgo de recuperación, debe responder. EEC buscará el cobro a través de los sistemas financieros del Commonwealth si usted no lo hace.

Detonantes comunes que conducen a investigaciones

  • Un niño deja de asistir y usted continúa facturando (inscripción fantasma)
  • Un padre presenta una queja sobre el lugar de su hijo
  • Monitoreo fiscal rutinario de EEC a programas contratados
  • Inconsistencias en los registros de asistencia frente a los registros de facturación
  • Aceptar niños antes de que su autorización se confirme en CCFA

Cómo protegerse

La mejor protección contra los pagos indebidos es un registro preciso y oportuno:

  • Rastree la asistencia cuidadosamente en CCFA (consulte Seguimiento de asistencia (2.7))
  • Verifique la autorización activa antes de aceptar a cualquier niño subsidiado (consulte Verificación de voucher (2.8))
  • Contacte a su CCR&R inmediatamente cuando un niño deje de asistir
  • No facture por cuidado que no proporcionó

Próximos pasos

  • Seguimiento de asistencia para evitar errores de facturación: Consulte Seguimiento de asistencia (2.7)
  • Verificación de voucher antes de que comience el cuidado: Consulte Verificación de voucher (2.8)
  • Preguntas de facturación: Contacte al Administrador CCFA de su CCR&R
  • Para reportar fraude sospechado: Contacte a la Unidad de Cumplimiento y Resolución de Auditoría de EEC en eecsubsidymanagement@mass.gov
  • Si enfrenta acusaciones de fraude: Consulte a un abogado antes de responder

Yon pèman enkòrèk se nenpòt peman EEC te fè w ki te move oswa ki pa t otorize anba lwa, règleman, politik, oswa tèm kontra ki aplikab. EEC ka idantifye, envestige, epi rekipere pèman sa yo — pafwa lontan apre yo te fèt.

Sa Ki Konte Kòm yon Pèman Enkòrèk

Pèman enkòrèk pa toujou entansyonèl. Egzanp komen gen ladan:

  • Fakture pou jou kote yon timoun pa t prezan (san kondisyon enskri-men-pa-prezan apwopriye yo satisfè)
  • Fakture pou timoun ki pa nan pwogram ou ankò ("enskripsyon fantom")
  • Fakture to aplentan lè yon timoun te sèlman otorize pou swen apatyèl
  • Doub fakturasyon (fakture kòm prensipal ak sibstiti pou peryòd ki sipèpoze)
  • Fakture pou timoun ki te gen asistans finansye sispann
  • Erè administratif nan soumisyon bòdwo ou yo
  • Move kalkil frè paran ki lakòz sipafaktire EEC

Menm yon erè onèt kalifye kòm yon pèman enkòrèk si EEC te peye w plis pase sa w te gen dwa.

Sa Ki Konte Kòm yon PIPV

Yon Vyolasyon Entansyonèl Pwogram Founisè (PIPV) se yon etap pi lwen pase yon pèman enkòrèk — li enplike efò konsyan ak delibere pou vyole politik. Egzanp:

  • Fasifye prezans oswa dosye bòdwo entansyonèlman
  • Enskri oswa fakture fanmi ou te konnen pa kalifye entansyonèlman
  • Manipile dokiman kliyan entansyonèlman

PIPV ka lakòz sispansyon pwogram, referans nan Biwo Pwokirè Jeneral, epi yo trete separe de erè bòdwo òdinè.

Si Ou Dekouvri yon PIPV oswa Fwòd

Si ou menm, kòm yon founisè ki gen kontra oswa CCR&R, dekouvri prèv PIPV oswa fwòd nan pwòp pwogram ou oswa pa yon manm pèsonèl, ou dwe rapòte sa bay Inite Konfòmite ak Rezolisyon Odit EEC. EEC ap fè yon revizyon konplè pou detèmine nivo ki pa konfòm ak rekiperasyon potansyèl.

Pwosesis Rekiperasyon an

Sa EEC detèmine: Pou founisè ki gen kontra, Inite Konfòmite ak Rezolisyon Odit EEC detèmine peryòd rekiperasyon an. Pou founisè voucher, CCR&R a detèmine l (souvan apre yon revizyon ki deklanche pa yon plent, odit, oswa anomali bòdwo).

Peryòd rekiperasyon: Peryòd tan pandan sipafaktire te rive. EEC kalkile sa li te dwe peye kont sa li te peye epi chèche rekipere diferans la.

Obligasyon ou: Yon fwa EEC notifye w sou yon konklizyon rekiperasyon, ou dwe reponn. EEC ap swiv koleksyon atravè sistèm finansye Commonwealth la si ou pa fè l.

Deklanche Komen Ki Mennen nan Envestigasyon

  • Yon timoun sispann prezan epi ou kontinye fakture (enskripsyon fantom)
  • Yon paran depoze yon plent sou plasman timoun yo
  • Kontwòl fiskal EEC routin pou pwogram ki gen kontra
  • Enkonsistans nan dosye prezans kont dosye bòdwo
  • Aksepte timoun anvan otorizasyon yo konfime nan CCFA

Pwoteje Tèt Ou

Pi bon pwoteksyon kont pèman enkòrèk se dosye egzat ak alè:

  • Swiv prezans ak atansyon nan CCFA (gade Swiv Prezans (2.7))
  • Verifye otorizasyon aktif anvan aksepte nenpòt timoun sibvansyone (gade Verifikasyon Voucher (2.8))
  • Kontakte CCR&R ou a imedyatman lè yon timoun sispann prezan
  • Pa fakture pou swen ou pa t bay

Pwochen Etap

  • Swiv prezans pou evite erè bòdwo: Gade Swiv Prezans (2.7)
  • Verifikasyon voucher anvan swen kòmanse: Gade Verifikasyon Voucher (2.8)
  • Kesyon bòdwo: Kontakte Administratè CCFA nan CCR&R ou a
  • Pou rapòte fwòd sispèk: Kontakte Inite Konfòmite ak Rezolisyon Odit EEC nan eecsubsidymanagement@mass.gov
  • Si w ap fè fas ak alegasyon fwòd: Konsilte yon avoka anvan reponn

不当付款是指 EEC 向您支付的任何不正确或未经适用法律、法规、政策或合约条款授权的款项。EEC 可以识别、调查并追缴这些款项——有时在付款发生很久之后才追缴。

什么构成不当付款

不当付款并不总是出于故意。常见例子包括：

  • 为孩子未出勤的天数提交账单（且未满足"已入托但未出勤"的适当条件）
  • 为已不在您机构的孩子提交账单（"幽灵入托"）
  • 按全日制费率计费，但孩子仅获批兼职托育
  • 重复计费（在重叠期间同时作为主要服务方和代班服务方计费）
  • 为财务补助已终止的孩子提交账单
  • 账单提交中的行政错误
  • 家长自付费用计算有误导致向 EEC 多报

即使是诚实的错误，若 EEC 支付的金额超过您有权获得的数额，也构成不当付款。

什么构成供应商故意违规（PIPV）

供应商故意违规（Provider Intentional Program Violation，PIPV） 比不当付款更进一步——涉及明知故犯地违反政策的行为。例如：

  • 故意伪造出勤或账单记录
  • 故意为您明知不符合资格的家庭办理入托或提交账单
  • 故意操纵客户文件

PIPV 可能导致项目终止、移交检察长办公室处理，且与普通账单错误分开处理。

若您发现 PIPV 或欺诈行为

若您作为合约服务方或 CCR&R，在自己的机构或工作人员中发现 PIPV 或欺诈证据，须向 EEC 审计合规与解决部门报告。EEC 将进行全面审查，以确定不合规的程度和潜在追缴金额。

追缴流程

EEC 的认定： 合约服务方由 EEC 审计合规与解决部门确定追缴期限；凭证服务方由 CCR&R 确定（通常因投诉、审计或账单异常触发审查）。

追缴期： 发生超额计费的时间段。EEC 计算应支付金额与实际支付金额之差，并寻求追缴差额。

您的义务： 一旦 EEC 通知您追缴认定，您须予以回应。若您不回应，EEC 将通过联邦财务系统追收款项。

导致调查的常见诱因

  • 孩子停止出勤后您继续提交账单（幽灵入托）
  • 家长就孩子的入托安置提出投诉
  • EEC 对合约机构的例行财务监控
  • 出勤记录与账单记录不一致
  • 在 CCFA 确认授权认定之前接收孩子

如何保护自己

防范不当付款的最佳方式是准确、及时的记录保存：

  • 在 CCFA 中仔细记录出勤情况（请参阅出勤记录（2.7））
  • 在接受任何有补贴的孩子之前核实有效授权认定（请参阅凭证核实（2.8））
  • 孩子停止出勤时立即联系 CCR&R
  • 不为未实际提供的托育服务提交账单

下一步

What to do next

Contact eecsubsidymanagement@mass.gov. Consult a lawyer if facing fraud allegations.

Qué hacer después

Contacte a eecsubsidymanagement@mass.gov. Consulte a un abogado si enfrenta acusaciones de fraude.

Sa pou fè apre

Kontakte eecsubsidymanagement@mass.gov. Konsilte yon avoka si w ap fè fas a akizasyon fwòd.

下一步该怎么做

请联系 eecsubsidymanagement@mass.gov。如面临欺诈指控，请咨询律师。

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